Política de Tratamiento de Datos Personales

Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia son responsables del tratamiento de los datos personales recolectados en Colombia.

Nuestros datos de contacto son:

Área: Departamento de Business Services
Cargo: Asesor de Controles y Cumplimiento - Colombia
Correos electrónicos: Data.privacy.office@exxonmobil.com y ricardo.ruiz@exxonmobil.com
Dirección: Cra. 7 No. 99-53 Of. 401, Torre 2 Bogotá, Colombia.
Teléfono: 571 756 87 07

Su privacidad es importante para las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia, y nuestra política es cumplir con las leyes y la regulación existente en cuanto al manejo de sus datos personales. Por eso queremos que nuestros clientes comprendan nuestras prácticas de recolección y tratamiento de datos personales, garantizando así el más alto nivel de confiabilidad y seguridad.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “Política de Privacidad”) aplica para Colombia, la cual busca mejorar los programas nacionales de protección de información personal. Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia han adoptado los Principios de Privacidad de la Información, los cuales deben ser seguidos por sus empleados y contratistas al tratar información personal.

Esta Política de Privacidad se ha desarrollado de acuerdo con la ley colombiana y con los Principios de Privacidad de Datos de ExxonMobil (ExxonMobil Data Privacy Principles) y el Programa de Privacidad de Datos de ExxonMobil y sus Lineamientos Detallados (ExxonMobil Data Privacy Program Detailed Guidelines).

Los titulares de los datos personales aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política de Privacidad y nos autorizan a su tratamiento en los términos de esta política cuando proporcionan los datos a través de los diferentes medios o canales.

¿Qué tipo de información personal recolectamos y procesamos?

La información personal puede mantenerse de manera manual o electrónica, y recogerse en papel, sistemas electrónicos, fotos, videos, sistemas de recolección de voz, correos electrónicos o medios extraíbles.

La información personal puede o no estar relacionada con asuntos comerciales, como dirección de oficina, teléfonos o correos electrónicos. La información personal puede estar asociada con un empleado, contratista, vendedor, proveedor, socios y terceros.

Para el objeto de tratamiento, nosotros podemos recolectar la siguiente información personal con su autorización, dependiendo de su tipo de relación con las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia.

• Nombre y apellidos
• Fecha de nacimiento
• Género
• Estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o discapacitados solicitantes de nuestros servicios.
• Nacionalidad
• Cédula de ciudadanía o documento de identificación
• Número de pasaporte y fecha de vencimiento
• Correo electrónico
• Teléfono de contacto
• Dirección
• Información y datos personales recolectados a través de encuestas, focus groups u otros métodos de investigación de mercado.
• Información requerida por los representantes de las áreas de ventas y/o de relaciones con el cliente con la finalidad de atender solicitudes o reclamos.
• Información demográfica como, por ejemplo, información sobre su empresa o negocio, edad, género, intereses, preferencias y favoritos.
• Información sobre sus visitas a nuestros sitios web, incluyendo las páginas que ve, los enlaces y los avisos en los que hace clic, los términos de búsqueda que ingresa y otras acciones que realice en relación con los servicios y sitios web de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia. Del mismo modo, también podemos recopilar cierta información del buscador que utilizó para llegar a nuestro sitio web como, por ejemplo, la dirección de su Protocolo de Internet (IP), tipo de buscador e idioma, hora de acceso, el localizador uniforme de recursos (URL) del sitio web que lo refirió a nuestro sitio web y al URL por el que navega en nuestro sitio si hace clic en un enlace de nuestro sitio.

Todas las bases de datos de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia están almacenadas en Estados Unidos de Norteamérica y/o Colombia. Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia solo utilizan la información de clientes para trasmitirla a terceros encargados del manejo de la información de acuerdo con esta política.

¿Cómo recolectamos la información?

Podemos pedirle que nos proporcione información personal cuando usted:

• Use nuestro sitio web;
• Solicite cotizaciones, servicios, atención al cliente o información;
• Coloque órdenes para productos o servicios;
• Participe en encuestas, concursos u otras actividades promocionales;
• Se suscriba a boletines, correos electrónicos promocionales u otros materiales;
• Se postule para un puesto de trabajo, envíe su curriculum vitae o cree un perfil como candidato, o
• Nos contacte por cualquier medio o canal autorizado.

Para ofrecerle una experiencia más sistemática y personalizada en sus interacciones con las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia, la información recopilada a través de una fuente puede combinarse con información obtenida mediante otros recursos de éstas. También podemos complementar la información reunida por nosotros con la obtenida por otras partes.

Algunos servicios de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia pueden tener marcas compartidas y ofrecerse de manera conjunta con otra empresa. Si usted se registra para estos servicios o los utiliza, tanto las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia como la otra empresa pueden recibir información recopilada de manera conjunta con los servicios de marcas compartidas y utilizar la información de acuerdo con la declaración de privacidad de cada empresa y otros acuerdos celebrados con usted.

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular de dichos datos, o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos; los relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

En caso de que recolectemos y hagamos tratamiento de sus datos sensibles, estos serán tratados con cuidadosa sujeción a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y esta Política de Privacidad, se informa a los titulares que no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y por lo tanto la prestación de nuestros servicios no está condicionada a la entrega de esta información sensible, salvo que esa información sea estrictamente necesaria para cumplir con las obligaciones de las afiliadas de ExxonMobil en Colombia y en caso de no tenerla haría imposible la prestación del servicio.

Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia toman la privacidad de los niños y adolescentes de manera muy seria. Los niños, niñas y adolescentes menores de edad, podrán ser usuarios de los productos y servicios que ofrecemos, siempre y cuando actúen a través de o debidamente autorizados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor.

Velaremos por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

Los Datos Sensibles de los Empleados o Contratistas serán recolectados con las siguientes finalidades:

• Fotografías para identificación de los empleados o contratistas.
• Datos Biométricos para identificación de los trabajadores o contratistas.
• Inscripción y control en asuntos relacionados con la salud, de manera particular con los riesgos laborales.
• Para cumplir con los lineamientos o protocolos de seguridad de cualquier tipo (por ejemplo, de bioseguridad) que determinen las Autoridades competentes, con base en los cuales la organización ajustará la recolección de datos y su Tratamiento a las directrices pertinentes, atendiendo aspectos relativos a la necesidad, fines, complejidad y temporalidad de los datos. Este tipo de información se almacenará durante un tiempo razonable y necesario que permita cumplir con los mandatos de las Autoridades. Una vez cumplida la finalidad, los datos se suprimirán de oficio.
• Grabación para seguridad del personal y los elementos que se encuentran dentro de las instalaciones del Responsable para registrar y/o autorizar el ingreso de personas y/o elementos a cualquiera de las instalaciones de la organización, en función de la seguridad y el control de riesgos. Esta actividad puede incluir monitoreo a través de sistemas de video vigilancia para el control de riesgos físicos y del entorno en el perímetro de las instalaciones de la organización.

Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia no darán o venderán su información individual a ninguna compañía externa para su uso con fines de mercadotecnia u ofertas de servicios. Mantendremos la confidencialidad de su información personal y sólo se utilizará para fomentar su relación con las Afiliadas de ExxonMobil. Además, las prácticas internas ayudan a proteger su privacidad limitando el acceso y el uso de datos de clientes por parte de los empleados.

Si usted nos proporciona datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que (i) usted nos autorice a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) la utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea entregada a las entidades que prestan servicios de mercadeo  en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, (vi) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o (vii) según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad.

Los titulares de datos personales autorizan a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia a transferir su información personal a otras compañías relacionadas con éstas, tales como, pero sin limitarse a ellas, matrices, subsidiarias y filiales de Exxon Mobil Corporation para el desarrollo de las finalidades aquí descritas. Este tratamiento de datos se hará durante la relación contractual y/o con posterioridad a ella, para las finalidades descritas en esta Política. La información personal de los empleados se encuentra contenida en bases de datos y archivos propiedad del empleador.

Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia utilizan su información personal para distintas finalidades, dependiendo de la relación que exista entre éstas y el titular de los datos personales.

4.1 Finalidades del tratamiento para clientes

Cuando las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia piden información del cliente, esto se hace con la finalidad de mejorar la relación entre éstas y el cliente. Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia realizan tratamiento de datos personales antes, durante y/o con posterioridad a la relación contractual, pero no más allá del plazo razonable que exijan las finalidades enumeradas a continuación:

1. Ofrecer y prestar los servicios, y respaldar o efectuar las operaciones que usted haya solicitado, y manejar nuestras relaciones comerciales.
2. Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios y productos contratados con las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia.
3. Facilitar la correcta ejecución de las compras y prestaciones de los servicios y productos contratados.
4. Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.
5. Exigir el cumplimiento de nuestras condiciones de venta, los términos del sitio web y/o contratos separados celebrados con usted si a ello hubiere lugar;
6. Evaluar la calidad, personalizar y mejorar nuestros productos, servicios (incluyendo el contenido y las publicidades), tecnologías, comunicaciones y nuestra relación con usted;
7. Realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencias, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación de servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos; así como para hacer reporte de volúmenes por área, territorio y estación.
8. Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o indirecta (a través de terceros), actividades de mercadeo y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
9. Informar sobre cambios de productos y servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia.
10. Enviarle comunicaciones como, por ejemplo, información sobre la seguridad de los productos, el estado de sus operaciones (por ejemplo, confirmaciones de órdenes), información sobre productos y servicios disponibles a través de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia y sus sociedades relacionadas, ofertas promocionales y encuestas;
11. Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios.
12. Registrar, hacer seguimiento y validación de conductores y camiones, con acceso a los terminales.
13. Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades, y otras actividades ilegales o prohibidas.
14. Proteger la seguridad o integridad del sitio web, nuestro negocio o nuestros productos o servicios.
15. Llevar a cabo auditorías.
16. La planeación de continuidad del negocio.
17. La verificación del cumplimiento a las Políticas de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia.
18. Llevar Programas de Cumplimiento Legal.
19. Rectificar la veracidad de la información provista.
20. Otros fines, según se le informe en el momento que se recopila la información y sea autorizado por el titular.

4.2 Finalidades del tratamiento para empleados y candidatos

Para el caso de trabajadores activos y retirados, pensionados, jubilados, terceros vinculados, grupo familiar y beneficiarios. Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia realizan el tratamiento de datos personales suministrados por sus empleados activos y retirados, pensionados, jubilados, terceros vinculados, grupo familiar y beneficiarios, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

1. Contratar, evaluar, desarrollar y desvincular empleados y contratistas.
2. Celebrar y ejecutar los contratos de trabajo.
3. Dar aplicación a la ley y la jurisprudencia colombiana en materia laboral y de seguridad social.
4. Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros empleados, pensionados y jubilados.
5. Otorgar beneficios a los empleados y a sus beneficiarios.
6. Registrar información relevante, como novedades salariales, entrenamientos, vacaciones y fechas de cumpleaños.
7. Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades, y otras actividades ilegales o prohibidas.
8. Verificar el cumplimiento de las políticas internas de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia, por medios físicos o electrónicos.
9. Llevar a cabo auditorías.
10. Gestionar y administrar el uso de los activos corporativos de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia (como oficinas, instalaciones, computadores, etc.).
11. Inclusión en planes de continuidad de los negocios y respuesta en caso de emergencia.
12. Dar soporte a los procesos de desarrollo profesional y gestión de recursos.
13. Gestión de viajes de negocios.
14. Organización de eventos y conferencias.
15. Red de trabajo (networking) informal.
16. Registrar información para verificar la integridad de la información, los sistemas y los recursos
17. Verificación de programas de cumplimiento de leyes.
18. Desarrollo de programas de salud ocupacional.
19. Gestionar el personal.
20. Permitir el control de acceso a las instalaciones, así como verificar la identidad y los permisos de acceso.
21. Realizar gestión de seguridad e incidentes.
22. Mejorar la calidad de los servicios.
23. Administrar programas de capacitación.
24. Permitir la organización, planificación, facturación, y administración de las horas de trabajo.
25. Para fines comerciales necesarios para la realización segura, efectiva y eficiente de las actividades comerciales de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia a nivel mundial.
26. Toda otra finalidad necesaria para el debido desarrollo de la relación laboral.
27. Cualquier finalidad que sea autorizada por el titular, según se le informe en el momento en que se recopila la autorización, o las finalidades permitidas por la ley.

Los datos personales recolectados incluyen información comercial y no comercial, y datos particulares reunidos por terceros en representación de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia. Entre la información recolectada y tratada, además de la indicada de manera general en el punto dos (2) de esta Política, se encuentra la siguiente (incluida la información sensible):

1. datos de contacto (por ejemplo, nombre, domicilio laboral, domicilio particular, dirección de e-mail, números de teléfono);
2. datos demográficos (por ejemplo, fecha de nacimiento, sexo, educación);
3. datos laborales (por ejemplo, antecedentes, experiencia, ascensos, capacitación, rendimiento, sanciones disciplinarias)
4. datos organizacionales (por ejemplo, cargo, funciones, nivel salarial, intereses profesionales);
5. datos sobre sus dependientes (por ejemplo, estado civil, hijos);
6. datos sobre tiempo de trabajo y ausencias laborales (por ejemplo, ausencias, vacaciones, horario de trabajo);
7. datos financieros (por ejemplo, sueldo, beneficios, información bancaria, información sobre participación accionaria);
8. datos sociales (por ejemplo, fotos, información sobre premios y reconocimientos, información publicada en el boletín informativo (newsletter), resultados de eventos en equipo);
9. datos médicos (por ejemplo, información sobre salud ocupacional); y
10. datos informáticos (por ejemplo, metadata sobre comunicaciones, solicitudes y permisos de acceso).

Al interior de la organización de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia, la información recolectada sólo será revelada a receptores internos que deben conocerla por ser empleados o contratistas de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia. Los datos también podrán revelarse a receptores externos (tales como proveedores de servicios de nómina, seguros de salud y servicios de tecnología), previa celebración de un contrato de transmisión de datos o autorización del propietario del dato, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 de protección de datos personales. A través del contrato, el agente se compromete a utilizar los datos sólo para los fines para los que fueron revelados, utilizando las medidas de seguridad adecuadas, a conservarlos solamente mientras sea necesario, y a no revelarlos sin autorización.

Podrán revelarse datos personales a receptores internos y externos solamente (1) con fines del cumplimiento del contrato de trabajo; (2) con el consentimiento o la autorización de la persona en cuestión; (3) de conformidad con un convenio colectivo de trabajo; (4) a fines de los intereses legítimos de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia; (5) en tanto sea comercialmente necesario (6) según lo permitido o exigido por ley o algún procedimiento judicial; (7) como parte de la investigación de una posible conducta delictiva; (8) en “casos de emergencia”, por ejemplo cuando sea de vital importancia para el individuo en cuestión.

Los empleados activos y retirados, pensionados, jubilados y contratistas de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia deben colaborar para mantener sus datos en forma exacta, completa, actualizada, comprobable y comprensible, y notificar cualquier modificación de los mismos.

Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia no adquieren información particular en forma oculta. Sin embargo, en circunstancias excepcionales en que así se requiere por ley y/o para proteger los intereses de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia y cuando éstas tengan motivos razonables para sospechar que se ha incumplido la política de la compañía o que se ha cometido un delito y no se dispone de otros medios de investigación, las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia podrán obtener datos personales de esta manera, pero solamente de conformidad con la ley aplicable.

Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia también llevan a cabo el tratamiento de datos personales de candidatos a empleos, con el fin de conocer y evaluar la trayectoria académica y laboral, las habilidades, conocimientos y capacidades de los candidatos; rectificar la veracidad de la información provista y otros fines, según se le informe al momento en que se recopila la información y sea autorizado por el candidato.

Entre la información recolectada y tratada, además de la indicada de manera general en el punto dos (2) de esta Política, se encuentra la siguiente (incluida la información sensible):

1. Profesión u oficio
2. Títulos
3. Perfil Académico (colegio, universidad, etc.)
4. Perfil profesional (puestos de trabajo, antecedentes, etc.)
5. Pertenencia a asociaciones profesionales o académicas
6. Salarios y jornadas de trabajo
7. Evaluaciones de rendimiento

La información suministrada por los candidatos a ocupar un cargo en alguna de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia permanecerá almacenada hasta por el término de dos (2) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, o por el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información y cualquier otra obligación legal y/o contractual de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia.

4.3 Finalidades del tratamiento para contratistas y proveedores

Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia realizan tratamiento de datos personales suministrados por contratistas y proveedores, como parte del proceso de adquisición de bienes o servicios suministrados a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia, antes, durante y/o después de la relación contractual, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

1. Contratar, evaluar y seleccionar proveedores potenciales.
2. Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios.
3. Celebrar y ejecutar contratos.
4. Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
5. Cumplimiento de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno y regulatorias.
6. Comunicación de políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores.
7. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor.
8. Cualquier finalidad que sea autorizada por el titular, según se le informe en el momento en que se recopila la autorización, o las finalidades permitidas por la ley.

Entre la información recolectada y tratada, además de la indicada de manera general en el punto dos (2) de esta Política, se encuentra la siguiente (incluida la información sensible):

1. Razones sociales o nombres de personas naturales.
2. Nombres comerciales
3. Tipo de contrato
4. Profesión u oficio
5. Antecedentes laborales
6. Perfil académico y profesional
7. Datos organizacionales (cargo, funciones, nivel salarial, intereses profesionales)
8. Información sobre pagos al sistema de seguridad social.
9. Información de identificación tributaria y fiscal.
10. Información bancaria para pagos vía transferencia.
11. Contactos.
12. Copia de documentos de soporte de información tributaria y bancaria.
13. Cualquier otro soporte requerido según la naturaleza de la contratación de la compra o servicio que se realiza.

A partir del momento en que los proveedores proporcionan información, dan su consentimiento a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia para mantener en sus registros toda la información que sea proporcionada a través de cualquier medio.

Toda información personal reunida puede almacenarse y procesarse en los Estados Unidos y/o Colombia en el que Exxon Mobil Corporation o sus sociedades relacionadas, subsidiarias o representantes tengan negocios y/o instalaciones y al utilizar los servicios y productos de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia (incluyendo nuestra página web).

Las empresas afiliadas a Exxon Mobil Corporation están sujetas a una política de privacidad de datos, para asegurarnos que la información personal que sea transferida o transmitida entre afiliados sea tratada apropiadamente. Al aceptar esta Política de Privacidad, usted acepta toda transferencia de información fuera de su país.

Nuestra intención es enviar mensajes de correo electrónico sólo a clientes o a individuos que han autorizado recibir estos mensajes. Con la aceptación de la presente Política de Privacidad, los titulares de los datos personales nos autorizan para hacerles llegar por distintos medios y vías (incluyendo correo electrónico, SMS o mensajes de texto, etc.) información de productos y servicios, y de ofertas de productos y servicios que creemos pueden serle de su interés. En cualquier momento, usted tiene el derecho de optar por no recibir comunicación de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia en el futuro.

Podemos compartir su información personal con sociedades relacionadas de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia, a fin de efectuar las operaciones que usted solicite o para hacer que nuestro negocio o el de nuestras sociedades relacionadas se ajuste más a sus necesidades. También podemos revelar su información personal por motivos relacionados con el cumplimiento de la ley, la prevención de fraudes, u otras acciones legales según lo requiera la legislación o normativa correspondiente; o en caso de que las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia razonablemente crean que es necesario para protegerse, proteger a sus clientes o el público. Además, podemos compartir su información personal con socios comerciales que ayudan a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia a realizar las operaciones que usted solicita, o con socios comerciales con los que tenemos productos o servicios de marca compartida, para que estos puedan ofrecer sus productos y servicios o que ayudan a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia a personalizar, analizar y/o mejorar nuestra comunicación o relación con usted y, finalmente, solo con socios comerciales que comparten el compromiso de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia de proteger su información personal. Salvo por los casos detallados anteriormente, no divulgaremos su información personal a terceros, para sus propios propósitos de marketing a menos que usted nos haya autorizado previamente a hacerlo.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado. La información suministrada permanecerá almacenada por todo el tiempo necesario para permitirnos el cumplimiento de las finalidades aquí previstas y para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley. Usted como titular de los Datos Personales podrá solicitar su cancelación cuando ya no sea necesario mantenerlos.

6.1 ¿Cómo utilizamos las cookies?

Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia podrán hacer uso de cookies y otras tecnologías o archivos de almacenamiento local como píxeles, etiquetas, objetos compartidos locales (en ocasiones denominados "cookies flash") y web beacons los cuales almacenamos en su ordenador o dispositivo móvil al momento de visitar el Sitio. Las cookies y los archivos almacenados en su ordenador o dispositivo móvil facilitan la personalización del uso del Sitio y ayudan a evitar la necesidad de volver a introducir sus datos cada vez que nos visita. Usted podrá borrar o bloquear dicha información de su ordenador.  Las cookies de Flash podrán utilizar elementos de su dispositivo que no sean su navegador, lo que significa que es posible que no pueda controlar su uso mediante las herramientas y la configuración del navegador.

Para obtener mayor información sobre cómo optar por no recibir cookies, por favor haga clic aquí (nota: se le llevará a un sitio web de terceros).

Las cookies y otras tecnologías similares tienen el fin de incrementar la funcionalidad y la accesibilidad de los sitios web, verificar que los usuarios cumplan con los criterios requeridos para procesar sus solicitudes y para adaptar sus productos y servicios a las necesidades de los usuarios, pudiendo obtener la siguiente información general:

• Idioma del dispositivo
• Los vínculos accesados
• Duración del tiempo de navegación
• El sitio visitado antes de entrar al sitio web de Exxon Mobil Corporation.
• Los sitios web visitados
• La dirección IP
• El tipo de navegador y sistema operativo utilizados
• Fecha y hora de la navegación

Estas cookies, web beacons y otras tecnologías similares pueden ser deshabilitadas y eliminadas por el usuario cuando él lo desee. Para este efecto, el usuario puede consultar y/o solicitar la ayuda del navegador de Internet que utilice.

Utilizamos a los proveedores para monitorear el uso de nuestro sitio y para proporcionar análisis de uso del sitio. Dichos proveedores podrán utilizar tal información con fines comerciales de conformidad con los contratos con estos.

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Tenga en cuenta que algunos bienes o servicios podrán no estar disponibles si decide no proporcionar los datos personales necesarios. ExxonMobil permite que terceros recopilen información a través de nuestro Sitio (por ejemplo, mediante cookies) para mostrar anuncios de nuestros productos y servicios cuando el usuario visita otros sitios web. Cuando la ley lo exija, solicitaremos su consentimiento previo antes de recopilar dicha información a través de nuestros Sitios. Los terceros de igual forma podrán utilizar la información para la publicidad basada en intereses de otros productos y servicios. Dichos anuncios se basan en las actividades en línea de los usuarios a lo largo del tiempo y en diferentes sitios, servicios y dispositivos ("publicidad basada en intereses"). Nuestras declaraciones sobre cookies proporcionan información sobre la que terceros recopilan información a través del Sitio para fines de publicidad basada en intereses. Le recomendamos que revise la política de privacidad de esos terceros.

6.2 La publicidad dirigida, y nuestro uso de los sitios de medios sociales

Podemos utilizar la información que recopilamos a través del Sitio para ayudar a gestionar nuestra publicidad en línea.  Por ejemplo, es posible que utilicemos la información recopilada en el Sitio para mostrarle anuncios de nuestros productos y servicios cuando visite otros sitios web, por ejemplo, sitios de medios sociales de terceros, sitios de noticias y motores de búsqueda (de vídeo). Utilizamos tecnología publicitaria de terceros para dichos propósitos. Para obtener mayor información sobre la tecnología de servicios de publicidad de terceros y cómo "optar por no participar" en dicha tecnología, por favor visite YourOnlineChoices.Com. (Nota: se le llevará a un sitio web de terceros).

Nuestro Sitio de igual forma proporciona enlaces a los Sitios web de terceros. Esto podrá incluir complementos sociales para Facebook, Twitter, YouTube y otros medios sociales. En caso de que recibamos cierta información estadística sobre el clic a través de estos enlaces o plug-in social, trataremos dicha información estadística de conformidad con la legislación aplicable. Al hacer clic en dichos enlaces o plug-ins sociales, se establecerá una conexión en línea entre su navegador y los servidores de los sitios web relevantes y, como resultado, esos sitios web podrán recopilar ciertos datos personales. ExxonMobil no posee, controla o mantiene estos sitios web. Le recomendamos que revise cuidadosamente la política de privacidad de estos otros sitios y ponerse contacto con el operador si tiene dudas o preguntas. ExxonMobil no se hace responsable de la forma en que otros manejan los datos personales y no hace declaraciones ni otorga garantías sobre las prácticas de privacidad y la exactitud del contenido de esos sitios.

Del mismo modo, ExxonMobil no se hace responsable de las políticas y prácticas de ningún sitio web desde el que se haya enlazado a nuestro Sitio.

Es posible que utilicemos la información recopilada a través del Sitio para analizar los vínculos entre el uso que usted hace del Sitio y el uso que hace de otras aplicaciones (por ejemplo, nuestra aplicación de pago para móviles) en los diferentes tipos de dispositivos que utiliza para acceder al Sitio o a las aplicaciones, con el fin de mejorar su experiencia con las aplicaciones cruzadas. Para ello, utilizamos archivos de cookies y otras tecnologías de almacenamiento en nuestro Sitio de conformidad con esta Declaración de Privacidad y la declaración de cookies del Sitio.

Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia se comprometen a proteger la seguridad de su información personal. Tenemos establecidos políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida.

Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.

A fin de proteger su información personal de todo acceso, uso o divulgación no autorizada, usamos una variedad de procedimientos y tecnologías de seguridad, Si bien nos esforzamos para proteger su información personal, las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia no pueden asegurar o garantizar que su información personal o las comunicaciones privadas que nos envía siempre permanecerán con carácter privado y, por lo tanto, usted hace esto por su propia cuenta y riesgo.

En caso de que ocurra una vulneración de seguridad en cualquier fase del tratamiento de sus datos personales, que afecte de forma significativa sus derechos patrimoniales o morales, la Persona de Contacto le comunicará de forma inmediata por correo electrónico o, si el Responsable no puede contactarlo por correo electrónico, entonces utilizará el correo tradicional, para que el Titular pueda tomar las medidas necesarias correspondientes para la defensa de sus derechos.

Con la aceptación de esta Política de Privacidad, usted manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:

     (i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales. 
     (ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
     (iii) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales.
     (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
     (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012.
     (vi) Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente.

En caso de que los datos personales no sean recolectados por las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia directamente de los titulares, sino que sean suministrados a éstas, por ejemplo, por un empleado, el empleado deberá informar al titular que la información será suministrada a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia.

En caso de que, con ocasión de los contratos celebrados con terceros, estos tengan que hacer tratamiento de información, se podrán agregar a estos contratos cláusulas que establezcan restricciones o requisitos sobre el manejo de esta información.

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Responsable del Tratamiento presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: 

• Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información: 
• Nombre completo y apellidos,
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), 
• Medios para recibir respuesta a su solicitud, 
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la Autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información),
• Firma (si aplica) y número de identificación. 

(i) Consultas

Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de datos, caso en el cual les suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

(ii) Reclamos

Si los titulares, las personas autorizadas o los causahabientes consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Regulación, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a la Afiliada de ExxonMobil en Colombia que según corresponda, con su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo.
2. En caso de que no seamos competentes para resolver su reclamo, daremos traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y le informaremos oportunamente. De ser procedente, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares de datos personales pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud mediante escrito dirigido a la Cra. 7 # 99-53, Of. 401 Torre 2, de Bogotá, Colombia de conformidad con esta Política de Privacidad.

En todo momento los titulares podrán revocar su consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales. Para ello es necesario enviarnos una comunicación escrita en español a la Cra. 7 # 99-53, Of. 401 Torre 2, de Bogotá, Colombia, la cual deberá contener los mismos requisitos señalados para el ejercicio de los derechos de los titulares haciendo un señalamiento de los Datos Personales a los cuales desea revocar su consentimiento. En un plazo no mayor a 15 (quince) días hábiles contados a partir de la recepción de su correo, haremos la revocación de los Datos solicitados.

En todo momento los titulares podrán limitar el consentimiento para el tratamiento de sus Datos Personales para las finalidades de mercadeo y promociones mediante el envío de una comunicación escrita a la siguiente dirección: Cra. 7 # 99-53, Of. 401 Torre 2, de Bogotá, Colombia haciendo mención las limitantes. En un plazo no mayor a 10 (diez) hábiles, días contados a partir del envío de la comunicación escrita, dejaremos de hacerle llegar información.

El área de atención de peticiones, consultas o reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos es:

Nuestros datos de contacto son:
Área: Departamento de Business Services
Cargo: Oficial de Cumplimiento
Correos electrónicos: Data.privacy.office@exxonmobil.com y ricardo.ruiz@exxonmobil.com
Dirección: Cra. 7 No. 99-53 Of. 401, Torre 2 Bogotá, Colombia. 
Teléfono: 601 7568708

En caso de que hubiere uno o más Encargados del Tratamiento, éstos deberán cumplir tanto la normativa vigente como los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
• Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política de Privacidad, de conformidad con la Ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la Autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Autoridad.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Autoridad cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Autoridad.

Podremos modificar en cualquier momento los términos y condiciones de estas políticas de privacidad. Si decidimos introducir algún cambio material a nuestras políticas de privacidad, se informará en la página web o en un periódico de amplia circulación nacional y publicando una versión actualizada de las políticas de privacidad. Las bases de datos tendrán vigencia indefinida, de conformidad con las finalidades y usos de la información.

Autoridad: Se refiere a la Autoridad de datos personales que corresponda, dependiendo del país en donde se recolecte la información. Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en Colombia y Dirección General de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales en Perú.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

Cookie: Es un archivo de datos que se almacena en el disco duro del equipo de cómputo o del dispositivo de comunicaciones electrónicas de un usuario al navegar en un sitio de internet específico, el cual permite intercambiar información de estado entre dicho sitio y el navegador del usuario. La información de estado puede revelar medios de identificación de sesión, autenticación o preferencias del usuario, así como cualquier dato almacenado por el navegador respecto al sitio de internet.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. 

Dato personal público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. 

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.  

Datos personales sensibles: se entiende aquellos datos personales que afecten a la esfera más íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. En particular, se consideran sensibles aquellos que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico, estado de salud presente y futura, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical, opiniones políticas, preferencia sexual.

"ExxonMobil en Colombia" y/o "Afiliadas de ExxonMobil en Colombia" significan: (a) ExxonMobil South America (Pacific Coast) Limited y (b) ExxonMobil Exploration Colombia Limited.

ExxonMobil y/o “Afiliadas de ExxonMobil en el mundo” significa: las afiliadas de Exxon Mobil Corporation a las que los Datos Personales podrán ser transferidos y/o transmitidos.

Responsable del Tratamiento de Datos Personales o el Responsable: se entiende la persona física o moral de carácter privado (en el caso de ExxonMobil Colombia, la Afiliada de ExxonMobil en Colombia relevante de ExxonMobil) que decide sobre el Tratamiento de Datos Personales.

Sitio: Se refiere a las páginas web propias y de terceros, a las cuales ingresa el titular de los Datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país donde se origina el envío de información.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio donde se origina la información, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: La obtención, uso, divulgación o almacenamiento de datos personales, por cualquier medio. El uso abarca cualquier acción de acceso, manejo, aprovechamiento, transferencia o disposición de Datos personales.

Web Beacons: Imagen visible u oculta insertada dentro de un sitio web o correo electrónico, que se utiliza para monitorear el comportamiento del usuario en estos medios. A través de éstos se puede obtener información como la dirección IP de origen, navegador utilizado, sistema operativo, momento en que se accedió a la página, y en el caso del correo electrónico, la asociación de los datos anteriores con el destinatario.

ExxonMobil se compromete a proteger sus datos personales tal como describe en este Aviso de Privacidad y como lo requieren las leyes aplicables. Si tiene alguna pregunta sobre este aviso, sobre el manejo de sus datos personales, si desea información adicional, o hacer una solicitud para hacer efectivos sus derechos por favor contacten a: [Data.privacy.office@exxonmobil.com]

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la de Colombia.