Legal
Article July 9, 2020
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Article July 9, 2020
La presente Política de Privacidad (en adelante la “Política”), describe el tratamiento de datos personales por parte de ExxonMobil South America (Pacific Coast) Limited, ExxonMobil Exploration Colombia Limited y demás afiliadas de ExxonMobil en Colombia (en adelante, las “Afiliadas de ExxonMobil en Colombia”), de sus empleados, candidatos, empleados, clientes y prestadores de servicios ubicados en Colombia. También proporciona información sobre los principios generales aplicados por ExxonMobil para el tratamiento de los datos personales. Dichos principios generales se aplican por el grupo corporativo de ExxonMobil a nivel global, pero pueden, y son suplementados por medidas adicionales para el cumplimiento de requerimientos legales locales.
Esta Política de Privacidad es efectiva desde diciembre de 2016.
Actualizado por última vez el 09 de julio de 2020
Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia son sucursal de sociedad extranjera y son responsables del tratamiento de los datos personales recolectados en Colombia.
Nuestros datos de contacto son:
Área: Departamento de Business Services
Cargo: Asesor de Controles y Cumplimiento - Colombia
Correos electrónicos: Data.privacy.office@exxonmobil.com y
mayely.montealegre@exxonmobil.com
Dirección: Cra. 7 No.99-53 Of. 401, Torre 2 Bogotá, Colombia.
Teléfono: 571 756 87 07
Su privacidad es importante para las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia, y nuestra política es cumplir con las leyes y la regulación existente en cuanto al manejo de sus datos personales. Por eso queremos que nuestros clientes comprendan nuestras prácticas de recolección y tratamiento de datos personales, garantizando así el más alto nivel de confiabilidad y seguridad.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “Política de Privacidad”) aplica para Colombia, la cual busca mejorar los programas nacionales de protección de información personal. Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia han adoptado los Principios de Privacidad de la Información, los cuales deben ser seguidos por sus empleados y contratistas al tratar información personal.
Esta Política de Privacidad se ha desarrollado de acuerdo con la ley colombiana y con los Principios de Privacidad de Datos de ExxonMobil (ExxonMobil Data Privacy Principles) y el Programa de Privacidad de Datos de ExxonMobil y sus Lineamientos Detallados (ExxonMobil Data Privacy Program Detailed Guidelines).
Los titulares de los datos personales aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política de Privacidad y nos autorizan a su tratamiento en los términos de esta política cuando proporcionan los datos a través de los diferentes medios o canales.
¿Qué tipo de información personal recolectamos y procesamos?
La información personal puede mantenerse de manera manual o electrónica, y recogerse en papel, sistemas electrónicos, fotos, videos, sistemas de recolección de voz, correos electrónicos o medios extraíbles.
La información personal puede o no estar relacionada con asuntos comerciales, como dirección de oficina, teléfonos o correos electrónicos. La información personal puede estar asociada con un empleado, contratista, vendedor, proveedor, socios y terceros.
Para el objeto de tratamiento, nosotros podemos recolectar la siguiente información personal con su autorización, dependiendo de su tipo de relación con las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia.
Todas las bases de datos de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia están almacenadas en Estados Unidos de Norteamérica, Argentina, Brasil, India, República Checa. Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia solo utilizan la información de clientes para trasmitirla a terceros encargados del manejo de la información de acuerdo con esta política.
Podemos pedirle que nos proporcione información personal cuando usted:
Para ofrecerle una experiencia más sistemática y personalizada en sus interacciones con las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia, la información recopilada a través de una fuente puede combinarse con información obtenida mediante otros recursos de éstas. También podemos complementar la información reunida por nosotros con la obtenida por otras partes.
Algunos servicios de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia pueden tener marcas compartidas y ofrecerse de manera conjunta con otra empresa. Si usted se registra para estos servicios o los utiliza, tanto las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia como la otra empresa pueden recibir información recopilada de manera conjunta con los servicios de marcas compartidas y utilizar la información de acuerdo con la declaración de privacidad de cada empresa y otros acuerdos celebrados con usted.
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular de dichos datos, o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos; los relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
En caso de que recolectemos y hagamos tratamiento de sus datos sensibles, estos serán tratados con cuidadosa sujeción a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y esta Política de Privacidad, se informa a los titulares que no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y por lo tanto la prestación de nuestros servicios no está condicionada a la entrega de esta información sensible, salvo que esa información sea estrictamente necesaria para cumplir con las obligaciones de las afiliadas de ExxonMobil en Colombia y en caso de no tenerla haría imposible la prestación del servicio.
Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia toman la privacidad de los niños y adolescentes de manera muy seria. Los niños, niñas y adolescentes menores de edad, podrán ser usuarios de los productos y servicios que ofrecemos, siempre y cuando actúen a través de o debidamente autorizados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor.
Velaremos por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.
Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia no darán o venderán su información individual a ninguna compañía externa para su uso con fines de mercadotecnia u ofertas de servicios. Mantendremos la confidencialidad de su información personal y sólo se utilizará para fomentar su relación con las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia. Además, las prácticas internas ayudan a proteger su privacidad limitando el acceso y el uso de datos de clientes por parte de los empleados.
Si usted nos proporciona datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que (i) usted nos autorice a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) la utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea entregada a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, (vi) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o (vii) según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad.
Los titulares de datos personales autorizan a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia a transferir su información personal a otras compañías relacionadas con éstas, tales como, pero sin limitarse a ellas, matrices, subsidiarias y filiales de Exxon Mobil Corporation para el desarrollo de las finalidades aquí descritas. Este tratamiento de datos se hará durante la relación contractual y/o con posterioridad a ella, para las finalidades descritas en esta Política. La información personal de los empleados se encuentra contenida en bases de datos y archivos propiedad del empleador.
Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia utilizan su información personal para distintas finalidades, dependiendo de la relación que exista entre éstas y el titular de los datos personales.
Cuando las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia piden información del cliente, esto se hace con la finalidad de mejorar la relación entre éstas y el cliente. Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia realizan tratamiento de datos personales antes, durante y/o con posterioridad a la relación contractual, pero no más allá del plazo razonable que exijan las finalidades enumeradas a continuación:
Para el caso de trabajadores activos y retirados, pensionados, jubilados, terceros vinculados, grupo familiar y beneficiarios. Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia realizan el tratamiento de datos personales suministrados por sus empleados activos y retirados, pensionados, jubilados, terceros vinculados, grupo familiar y beneficiarios, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
Los datos personales recolectados incluyen información comercial y no comercial, y datos particulares reunidos por terceros en representación de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia. Entre la información recolectada y tratada, además de la indicada de manera general en el punto dos (2) de esta Política, se encuentra la siguiente (incluida la información sensible):
Al interior de la organización de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia, la información recolectada sólo será revelada a receptores internos que deben conocerla por ser empleados o contratistas de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia. Los datos también podrán revelarse a receptores externos (tales como proveedores de servicios de nómina, seguros de salud y servicios de tecnología), previa celebración de un contrato de transmisión de datos o autorización del propietario del dato, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 de protección de datos personales. A través del contrato, el agente se compromete a utilizar los datos sólo para los fines para los que fueron revelados, utilizando las medidas de seguridad adecuadas, a conservarlos solamente mientras sea necesario, y a no revelarlos sin autorización.
Podrán revelarse datos personales a receptores internos y externos solamente (1) con fines del cumplimiento del contrato de trabajo; (2) con el consentimiento o la autorización de la persona en cuestión; (3) de conformidad con un convenio colectivo de trabajo; (4) a fines de los intereses legítimos de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia; (5) en tanto sea comercialmente necesario (6) según lo permitido o exigido por ley o algún procedimiento judicial; (7) como parte de la investigación de una posible conducta delictiva; (8) en “casos de emergencia”, por ejemplo cuando sea de vital importancia para el individuo en cuestión.
Los empleados activos y retirados, pensionados, jubilados y contratistas de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia deben colaborar para mantener sus datos en forma exacta, completa, actualizada, comprobable y comprensible, y notificar cualquier modificación de los mismos.
Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia no adquieren información particular en forma oculta. Sin embargo, en circunstancias excepcionales en que así se requiere por ley y/o para proteger los intereses de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia y cuando éstas tengan motivos razonables para sospechar que se ha incumplido la política de la compañía o que se ha cometido un delito y no se dispone de otros medios de investigación, las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia podrán obtener datos personales de esta manera, pero solamente de conformidad con la ley aplicable.
Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia también llevan a cabo el tratamiento de datos personales de candidatos a empleos, con el fin de conocer y evaluar la trayectoria académica y laboral, las habilidades, conocimientos y capacidades de los candidatos; rectificar la veracidad de la información provista y otros fines, según se le informe al momento en que se recopila la información y sea autorizado por el candidato.
Entre la información recolectada y tratada, además de la indicada de manera general en el punto dos (2) de esta Política, se encuentra la siguiente (incluida la información sensible):
La información suministrada por los candidatos a ocupar un cargo en alguna de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia permanecerá almacenada hasta por el término de dos (2) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, o por el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información y cualquier otra obligación legal y/o contractual de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia.
Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia realizan tratamiento de datos personales suministrados por contratistas y proveedores, como parte del proceso de adquisición de bienes o servicios suministrados a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia, antes, durante y/o después de la relación contractual, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
Entre la información recolectada y tratada, además de la indicada de manera general en el punto dos (2) de esta Política, se encuentra la siguiente (incluida la información sensible):
A partir del momento en que los proveedores proporcionan información, dan su consentimiento a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia para mantener en sus registros toda la información que sea proporcionada a través de cualquier medio.
Toda información personal reunida puede almacenarse y procesarse en los Estados Unidos o cualquier otro país en el que Exxon Mobil Corporation o sus sociedades relacionadas, subsidiarias o representantes tengan negocios y/o instalaciones y al utilizar los servicios y productos de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia (incluyendo nuestra página web).
Las empresas afiliadas a Exxon Mobil Corporation. Están sujetas a una política de privacidad de datos, para asegurarnos que la información personal que sea transmitida entre afiliados sea tratada apropiadamente. Al aceptar esta Política de Privacidad, usted acepta toda transferencia de información fuera de su país.
Nuestra intención es enviar mensajes de correo electrónico sólo a clientes o a individuos que han autorizado recibir estos mensajes. Con la aceptación de la presente Política de Privacidad, los titulares de los datos personales nos autorizan para hacerles llegar por distintos medios y vías (incluyendo correo electrónico, SMS o mensajes de texto, etc.) información de productos y servicios, y de ofertas de productos y servicios que creemos pueden serle de su interés. En cualquier momento, usted tiene el derecho de optar por no recibir comunicación de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia en el futuro.
Podemos compartir su información personal con sociedades relacionadas de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia, a fin de efectuar las operaciones que usted solicite o para hacer que nuestro negocio o el de nuestras sociedades relacionadas se ajuste más a sus necesidades. También podemos revelar su información personal por motivos relacionados con el cumplimiento de la ley, la prevención de fraudes, u otras acciones legales según lo requiera la legislación o normativa correspondiente; o en caso de que las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia razonablemente crean que es necesario para protegerse, proteger a sus clientes o el público. Además, podemos compartir su información personal con socios comerciales que ayudan a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia a realizar las operaciones que usted solicita, o con socios comerciales con los que tenemos productos o servicios de marca compartida, para que estos puedan ofrecer sus productos y servicios o que ayudan a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia a personalizar, analizar y/o mejorar nuestra comunicación o relación con usted y, finalmente, solo con socios comerciales que comparten el compromiso de las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia de proteger su información personal. Salvo por los casos detallados anteriormente, no divulgaremos su información personal a terceros, para sus propios propósitos de marketing a menos que usted nos haya autorizado previamente a hacerlo.
Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia podrán hacer uso de cookies y web beacons en sus páginas web y en los dispositivos electrónicos utilizados para acceder a éstas, con el fin de incrementar la funcionalidad y la accesibilidad de los sitios web, verificar que los usuarios cumplan con los criterios requeridos para procesar sus solicitudes y para adaptar sus productos y servicios a las necesidades de los usuarios, pudiendo obtener la siguiente información general:
Estas cookies, web beacons y otras tecnologías similares pueden ser deshabilitadas y eliminadas por el usuario cuando él lo desee. Para este efecto, el usuario puede consultar y/o solicitar la ayuda del navegador de Internet que utilice.
Las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia se comprometen a proteger la seguridad de su información personal. Tenemos establecidos políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida.
Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.
Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.
A fin de proteger su información personal de todo acceso, uso o divulgación no autorizada, usamos una variedad de procedimientos y tecnologías de seguridad, Si bien nos esforzamos para proteger su información personal, las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia no pueden asegurar o garantizar que su información personal o las comunicaciones privadas que nos envía siempre permanecerán con carácter privado y, por lo tanto, usted hace esto por su propia cuenta y riesgo.
Con la aceptación de esta Política de Privacidad, usted manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:
(i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales.
(ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
(iii) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales.
(iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
(v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012.
(vi) Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente.
En caso de que los datos personales no sean recolectados por las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia directamente de los titulares, sino que sean suministrados a éstas, por ejemplo, por un empleado, el empleado deberá informar al titular que la información será suministrada a las Afiliadas de ExxonMobil en Colombia.
En caso de que, con ocasión de los contratos celebrados con terceros, estos tengan que hacer tratamiento de información, se podrán agregar a estos contratos cláusulas que establezcan restricciones o requisitos sobre el manejo de esta información.
Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos serán los siguientes:
(i) Consultas
Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de datos, caso en el cual les suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
(ii) Reclamos
Si los titulares, las personas autorizadas o los causahabientes consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Regulación, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
Los titulares de datos personales pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud mediante escrito dirigido a la Cra. 7 # 99-53, Of. 401 Torre 2, de Bogotá, Colombia de conformidad con esta Política de Privacidad.
En todo momento los titulares podrán revocar su consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales. Para ello es necesario enviarnos una comunicación escrita en español a la Cra. 7 # 99-53, Of. 401 Torre 2, de Bogotá, Colombia, la cual deberá contener los mismos requisitos señalados para el ejercicio de los derechos de los titulares haciendo un señalamiento de los Datos Personales a los cuales desea revocar su consentimiento. En un plazo no mayor a 15 (quince) días hábiles contados a partir de la recepción de su correo, haremos la revocación de los Datos solicitados.
En todo momento los titulares podrán limitar el consentimiento para el tratamiento de sus Datos Personales para las finalidades de mercadeo y promociones mediante el envío de una comunicación escrita a la siguiente dirección: Cra. 7 # 99-53, Of. 401 Torre 2, de Bogotá, Colombia haciendo mención las limitantes. En un plazo no mayor a 10 (diez) hábiles, días contados a partir del envío de la comunicación escrita, dejaremos de hacerle llegar información.
El área de atención de peticiones, consultas o reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos es:
Área: Departamento de Business Services.
Cargo: Asesor de Controles y Cumplimiento - Colombia
Correos electrónicos: Data.privacy.office@exxonmobil.com
mayely.montealegre@exxonmobil.com
Dirección: Cra. 7 # 99-53, Of. 401 Torre 2, Bogotá, Colombia.
Teléfono: 571 756 87 07