Kodex Ochrany OsobnÍch Údajů ExxonMobil

1.1 ExxonMobil usiluje o zajištění ochrany osobních údajů, zejména tím, že:

i. zpracovává osobní údaje, které jí byly svěřeny, v souladu s příslušnými právními předpisy a

ii. v souladu s obchodními účely řádně řídí rizika pro ochranu soukromí spojená se zpracováním osobních údajů. 

1.2 Zaměstnanci ExxonMobil jsou povinni se při zpracovávání osobních údajů řídit tímto kodexem ochrany osobních údajů. 

1.3 ExxonMobil dohlíží na dodržování tohoto kodexu a plánů, nástrojů a postupů, kterými se tento kodex provádí, a to prostřednictvím řídicího orgánu pro ochranu osobních údajů na úrovni koncernu.

1.4 Spřízněná osoba ExxonMobil Petroleum & Chemicals BV, se sídlem na adrese Polderdijkweg, 2030 Antverpy, Belgie, se podílí na správě a řízení ochrany osobních údajů na úrovni koncernu ExxonMobil a má vedoucí úlohu v oblasti ochrany evropských osobních údajů. Podrobnosti o této funkci a konkrétních právech ve vztahu k evropským osobním údajům jsou popsány v článku 19. 

1.5 Tento kodex představuje závazná podniková pravidla skupiny ExxonMobil ve smyslu evropských právních předpisů o ochraně osobních údajů.    

2.1 ExxonMobil bude uplatňovat tento kodex ve všech zemích, kde zpracovává osobní údaje. 

2.2 Tento kodex se vztahuje na osobní údaje fyzických osob. Fyzické osoby zahrnují stávající i bývalé zaměstnance, uchazeče o zaměstnání, dodavatele, zástupce odběratelů a jiných obchodních partnerů a spotřebitele.

2.3 Tento kodex se nevztahuje na anonymizované informace ani jiné informace, které nejsou osobními údaji.

2.4 ExxonMobil zpracovává osobní údaje pro obchodní účely, kterými jsou zejména:

i. personální agenda a činnosti v oblasti personalistiky, například mzdové záležitosti a kariérní rozvoj fyzických osob

ii. ověření, zda fyzické osoby dodržují vnitřní předpisy společnosti,

iii. fyzické zabezpečení a přístup fyzických osob do budov a prostor,

iv. správa informačních technologií souvisejících s používáním podnikových systémů fyzickými osobami,

v. řízení vztahů s odběrateli a jinými obchodními partnery společnosti, včetně zpracování kontaktních údajů a údajů o transakcích pro potřeby přijímání objednávek, uskutečňování dodávek, fakturace a rozvoje obchodní činnosti,

vi. komunikace se správními orgány za účelem splnění regulatorních požadavků,vii. komunikace s externími zainteresovanými osobami ohledně záležitostí týkajících se obchodní činnosti ExxonMobil.

3.1 Osobní údaje budou zpracovávány zákonným způsobem. 

3.2 Tento kodex stanoví minimální standard ochrany osobních údajů. Vyžadují-li platné právní předpisy vyšší úroveň ochrany osobních údajů, než je úroveň ochrany stanovená v kodexu, použije ExxonMobil takovou vyšší úroveň ochrany.  Například pokud je zpracování povoleno pouze z některého či některých zákonem stanovených důvodů, bude ExxonMobil tyto požadavky dodržovat.

3.3 Bude-li se ExxonMobil důvodně domnívat, že zákon brání v dodržování kodexu, přijme po konzultaci se svým oddělením ochrany osobních údajů odpovědné rozhodnutí, jaké kroky mají být přijaty, a bude-li to považovat za nezbytné, projedná danou záležitost s příslušným úřadem pro ochranu osobních údajů.

Je-li to vyžadováno příslušnými právními předpisy, budou osobní údaje shromažďovány ke konkrétním legitimním účelům a nebudou dále zpracovávány způsobem neslučitelným s těmito účely.  Další zpracování nebude považováno za neslučitelné s uvedenými účely, například pokud (i) je prováděno se souhlasem fyzické osoby nebo na základě oprávnění uděleného fyzickou osobou, (ii) v naléhavé situaci, například v případě ohrožení života nebo životně důležitých zájmů fyzické osoby, nebo (iii) za účelem stanovení, výkonu nebo ochrany právních nároků.

5.1 ExxonMobil se zavazuje zpracovávat pouze osobní údaje, které jsou relevantní pro legitimní obchodní účely. 

5.2 Osobní údaje budou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou pro splnění účelů, pro které jsou zpracovávány, nebo po delší dobu pro dodržení příslušných právních předpisů nebo ochranu oprávněných zájmů společnosti. 

5.3 Vyžadují-li to platné právní předpisy, přijme ExxonMobil opatření za účelem minimalizace zpracování osobních údajů, včetně záměrné ochrany osobních údajů.

S ohledem na účel, pro který jsou osobní údaje zpracovávány, přijme ExxonMobil přiměřená opatření, aby zajistil, že (i) osobní údaje budou vždy přesné a (ii) osobní údaje budou aktualizovány, pokud mu fyzická osoba nebo důvěryhodný zdroj oznámí změnu osobních údajů.

ExxonMobil poskytne jasnou informaci o zpracování osobních údajů v souladu s právními požadavky.

8.1 Na základě posouzení souvisejících rizik bude ExxonMobil uplatňovat vhodná technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před náhodným či protiprávním zničením, ztrátou, zneužitím a neoprávněným přístupem, zveřejněním či změnou. 

8.2 V případě porušení zabezpečení osobních údajů ExxonMobil (i) projedná vzniklou situaci se svým oddělením pro ochranu osobních údajů, které vede záznamy o porušení zabezpečení osobních údajů, a (ii) bude o porušení informovat dotčené fyzické osoby v souladu s platnými právními předpisy.

9.1 Vyžadují-li to platné právní předpisy, bude společnost ExxonMobil odpovídat na žádosti fyzických osob: (i) o sdělení, zda a jaké kategorie jejich osobních údajů společnost ExxonMobil zpracovává, (ii) o poskytnutí kopie jejich osobních údajů, (iii) o smazání, omezení zpracování, výmaz nebo ukončení zpracování osobních údajů fyzické osoby a (iv) o přenositelnost osobních údajů. 

9.2 Fyzické osoby mohou požádat společnost ExxonMobil o opravu nesprávných osobních údajů, které se jich týkají, v souladu s článkem 6.

9.3 Pro uplatnění těchto práv nebo vznesení stížnosti či podezření na porušení kodexu ze strany ExxonMobil se mohou fyzické osoby obrátit na oddělení pro ochranu osobních údajů ExxonMobil, kde získají podrobnější informace o postupu při vyřizování jejich stížnosti:

E-mailem na adresu: data.privacy.office@exxonmobil.com
Nebo písemně na adresu: Data Privacy Office, c/o ExxonMobil Hungary Limited Liability Company, Registered seat: H-1134 Budapest, Dózsa György út 61-63, Budapest, H-1134, Hungary

Pokud ExxonMobil předává osobní údaje mezi spřízněnými osobami, bude s osobními údaji nakládat a chránit je v souladu s tímto kodexem. 

Spřízněné osoby, které zpracovávají osobní údaje jménem jiných spřízněných osob, budou dále dodržovat veškeré příslušné smlouvy mezi spřízněnými osobami, které zahrnují povinnosti související se zpracováním osobních údajů. 

Osobní údaje budou předávány třetím osobám (včetně přeshraničního předávání) pouze pokud byla přijata vhodná opatření k zajištění odpovídající ochrany osobních údajů při jejich předávání.

ExxonMobil se zavazuje poskytovat odpovídající školení ohledně povinností obsažených v kodexu zaměstnancům, kteří: i) zpracovávají osobní údaje, nebo ii) se podílejí na správě nebo vývoji nástrojů používaných ke zpracování osobních údajů.

13.1 ExxonMobil uplatňuje plány zaměřené na pravidelnou kontrolu provádění a plnění kodexu.

13.2 Plány zaměřené na kontrolu dodržování kodexu zahrnují 

i. plán auditu, jehož součástí jsou pravidelné audity prováděné oddělením interního auditu a sledování nezbytných nápravných opatření, a dále dohled nad uplatňováním plánu auditu a výsledky auditu prováděný představenstvem ExxonMobil

ii. organizační struktura pro ochranu osobních údajů sestávající ze:

1. sítě určených kontaktních osob pro ochranu osobních údajů, 

2. oddělení pro ochranu osobních údajů (Data Privacy Office) ExxonMobil, které provádí posouzení vlivu na ochranu osobních údajů z hlediska rizik a odpovídá za plnění úkolů, které mu jsou svěřeny v článcích 3.3, 8.2, 9.3, 17, 19.2. bodě ix), 19.3 a 19.4. bodě i) kodexu.

3. orgán pro řízení a kontrolu ochrany osobních údajů na úrovni koncernu, tvořený členy vrcholového vedení ExxonMobil, který je odpovědný za tento kodex a dohlíží na jeho dodržování a rovněž na činnost oddělení pro ochranu osobních údajů ExxonMobil.

14.1 ExxonMobil bude spolupracovat s příslušnými úřady pro ochranu osobních údajů a s řádnou péčí zváží jejich doporučení v souvislosti s žádostmi a výzvami týkajícími se uplatňování tohoto kodexu.

14.2 ExxonMobil bude dodržovat formálně správná a zákonná úřední rozhodnutí příslušných úřadů pro ochranu osobních údajů, která jsou pravomocná a nelze proti nim podat opravný prostředek. 

14.3 Při předávání osobních údajů mezi spřízněnými osobami si budou tyto spřízněné osoby poskytovat v případě potřeby vzájemnou součinnost a pomoc při vyřizování žádostí a požadavků příslušných úřadů pro ochranu osobních údajů. 

15.1 ExxonMobil může kodex podle potřeby změnit, například za účelem zajištění souladu se změnami platných právních předpisů nebo zohlednění změn své interní organizační struktury a procesů.

15.2 ExxonMobil oznámí změny kodexu belgickému Úřadu pro ochranu osobních údajů následujícím způsobem:

• podstatné změny kodexu a dohody mezi spřízněnými osobami budou oznámeny bez zbytečného odkladu; a 
• jednou ročně bude ExxonMobil informovat o změnách v seznamu spřízněných osob, které jsou vázány tímto kodexem, a o nepodstatných změnách kodexu a dohody mezi spřízněnými osobami týkajících se evropských osobních údajů.

15.3 Společnost ExxonMobil zpřístupní tento kodex a jeho změny:

• externě na svých Our privacy policies | ExxonMobil 
• na žádost fyzické osoby v souladu s odst. 9.3 
• interně na intranetu ExxonMobil

Tento kodex nabývá účinnosti dne 17. prosinec 2020.

Více informací o kodexu ochrany osobních údajů získáte na oddělení pro ochranu osobních údajů společnosti ExxonMobil na adrese: data.privacy.office@exxonmobil.com.

„Spřízněnou osobou“ se rozumí jakákoli osobní či kapitálová společnost, která přijala tento kodex a ve které Exxon Mobil Corporation nebo mateřská společnost společnosti Exxon Mobil Corporation v současnosti nebo v budoucnu přímo či nepřímo drží nebo ovládá více než 50procentní obchodní podíl, s nímž je spojeno hlasovací právo nebo právo jmenovat statutární orgán nebo členy statutárního orgánu dané společnosti, a dále případný právní nástupce takové osobní či kapitálové společnosti.

„Anonymizovanými informacemi“ se rozumí informace, které byly anonymizovány.

„Přenositelností údajů“ se rozumí právo na získání osobních údajů ve formátu připraveném k jejich předání třetí osobě v souladu s platnými právními předpisy.

„EHP“ se rozumí Evropský hospodářský prostor založený Dohodou o EHP ze dne 1. ledna 1994, která upravuje volný pohyb osob, zboží, služeb a kapitálu na jednotném evropském trhu.

„Evropskými právními předpisy o ochraně osobních údajů“ se rozumí nařízení (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů) (ve znění předpisů, kterými bylo provedeno do práva členských států EHP a Spojeného království, a případně ve znění pozdějších předpisů) nebo švýcarský federální zákon o ochraně osobních údajů.

„Evropskými osobními údaji“ se rozumí osobní údaje, na které se vztahují evropské právní předpisy o ochraně osobních údajů.

„Evropským regionem“ se rozumí státy Evropského hospodářského prostoru (EHP), Spojené království a Švýcarsko.

„Fyzickou osobou“ se rozumí identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány ExxonMobil; identifikovatelnou fyzickou osobou se rozumí fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokalizační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby; fyzické osoby zahrnují stávající i bývalé zaměstnance, uchazeče o zaměstnání, dodavatele, zástupce odběratelů a jiných obchodních partnerů a spotřebitele.

„Dohodou mezi spřízněnými osobami“ se rozumí dohoda mezi spřízněnými osobami ExxonMobil, kterou se spřízněné osoby zavázaly dodržovat tento kodex.

„Podstatnými změnami“ se rozumí změny kodexu, které mají nepříznivý vliv na standard ochrany osobních údajů stanovený pro evropské osobní údaje poskytnutý na základě kodexu nebo které se významně dotýkají rozsahu působnosti nebo struktury kodexu ve vztahu k evropským osobním údajům.

„Osobními údaji“ se rozumí údaje týkající se fyzické osoby.

Výrazy „zpracovat“, „zpracovávaný/é“, „zpracovává“, „zpracování“ se rozumí jakákoliv operace s osobními údaji, která je prováděna pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je zpřístupnění, shromáždění, uložení, zaznamenání, uspořádání, pozměnění, šíření, sdělení, předání, vyhledání, zničení nebo jiné užití osobních údajů.

„Důvěryhodným zdrojem“ se rozumí osoba nebo subjekt, který je oprávněn zastupovat fyzickou osobu, nebo osoba či subjekt, který je podle názoru společnosti ExxonMobil zjevně oprávněn zastupovat fyzickou osobu.

19.1 Ve vztahu k evropským osobním údajům nese ExxonMobil odpovědnost za plnění, a bude plnit, veškeré závazky stanovené v kodexu, přičemž pokud přísnější evropské právní předpisy o ochraně osobních údajů stanoví vyšší úroveň ochrany, bude ExxonMobil uplatňovat takovou vyšší úroveň ochrany. 

19.2 V případě, že budou evropské osobní údaje předávány spřízněným osobám mimo evropský region, zajistí ExxonMobil takovou úroveň ochrany evropských osobních údajů, aby nebyla dotčena úroveň ochrany poskytovaná podle evropských právních předpisů o ochraně osobních údajů. Stejně bude ExxonMobil postupovat i v případě, že platné právní předpisy ve státech mimo evropský region, kde jsou usazeny spřízněné osoby a kam jsou předávány evropské osobní údaje, neposkytují takovou úroveň ochrany.

To znamená, zejména ve vztahu k postupům v oblasti ochrany osobních údajů popsaným v článcích 3, 4, 5, 7, 8, 9 a 11, že ExxonMobil:

i. nebude zpracovávat evropské osobní údaje, které odhalují rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské vyznání nebo filozofické přesvědčení, členství v odborech, zdravotní stav, sexuální život či sexuální orientaci, genetické údaje nebo biometrické údaje za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby, pokud není takové zpracování dovoleno v souladu s článkem 9 odst. 2 obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů,

ii. bude provádět posouzení vlivu vysoce rizikových druhů zpracování v souladu s článkem 35 obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů a v případě, že budou rizika nadále vysoká i po přijetí opatření k jejich zmírnění stanovených v rámci uvedeného posouzení, konzultuje příslušný úřad pro ochranu osobních údajů v souladu s článkem 36 obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů,

iii. bude zpracovávat evropské osobní údaje pro konkrétní a legitimní obchodní účely, 

iv. bude zpracovávat evropské osobní údaje, které budou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k legitimním obchodním účelům, 

v. bude uplatňovat záměrnou a případně standardní ochranu osobních údajů, 

vi. bude vést záznamy o zpracování osobních údajů, 

vii. učiní oznámení a poskytne transparentní informace fyzickým osobám o užití a účelu zpracování evropských osobních údajů v souladu s články 13 a 14 obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů, 

viii. bude uplatňovat na ochranu evropských osobních údajů stejnou úroveň zabezpečení, jakou stanoví evropské právní předpisy o ochraně osobních údajů, 

ix. v případě porušení evropských osobních údajů:

1. konzultuje oddělení pro ochranu osobních údajů ExxonMobil, které zaznamená porušení v registru a na vyžádání zpřístupní relevantní dokumentaci příslušnému úřadu pro ochranu osobních údajů, a 

2. bez zbytečného odkladu informuje společnost ExxonMobil Petroleum & Chemical BV, která v případě, že je pravděpodobné, že dané porušení bude představovat riziko pro práva a svobody fyzické osoby, oznámí toto porušení bez zbytečného odkladu příslušnému úřadu pro ochranu osobních údajů, a to pokud možno nejpozději do 72 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděla, a

3. bez zbytečného odkladu informuje fyzické osoby, pokud je pravděpodobné, že porušení bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzické osoby, 

x. bude reagovat na žádosti a stížnosti fyzických osob v souvislosti se zpracováním evropských osobních údajů v souladu s článkem 19.7, 

xi. umožní fyzickým osobám vznést námitku proti rozhodnutí založenému výhradně na automatizovaném zpracování, které má právní účinky pro fyzickou osobu nebo se jí obdobným způsobem významně dotýká, ledaže je takové rozhodnutí přípustné podle článku 22 obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů, a 

xii. bude předávat evropské osobní údaje třetím osobám mimo evropský region, pokud je zajištěna odpovídající ochrana v souladu s čl. 28 odst. 3 a články 45 až 48 nebo v souladu s výjimkou stanovenou v článku 49 obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů.

19.3 Příslušné úřady pro ochranu osobních údajů v evropském regionu mohou kontrolovat dodržování kodexu, a to i prostřednictvím auditů ExxonMobil v souladu s právy na audit stanovenými platnými právními předpisy. 

Spřízněné osoby mimo evropský region poskytnou v případě potřeby součinnost společnosti ExxonMobil Petroleum & Chemical BV za účelem vyhovění výzvám ze strany úřadů pro ochranu osobních údajů v evropském regionu k předložení výsledků auditu týkajícího se  tohoto kodexu. 

Společnost ExxonMobil sdělí svému oddělení pro ochranu osobních údajů výsledky auditu týkajícího se evropských osobních údajů předávaných podle kodexu spřízněným osobám mimo evropský region. 

Pokud jde o evropské osobní údaje, bude společnost ExxonMobil postupovat v souladu s doporučením příslušného úřadu pro ochranu osobních údajů v evropském regionu, s výhradou, že pokud to bude považovat za vhodné, uplatní společnost ExxonMobil veškeré dostupné právní prostředky.

19.4 Fyzické osobě, jejíž evropské osobní údaje jsou přímo či nepřímo předávány spřízněné osobě mimo evropský region, přísluší odvozená práva třetích osob vyplývající z článků 15.3, 19.2. bodů i), iii), iv), v) vii), viii), ix) 3, x), xi), x) a xii), 19.3 až 19.8 kodexu a může se přímo domáhat jejich výkonu tak, že:

i. se obrátí na oddělení pro ochranu osobních údajů ExxonMobil v souladu s odst. 9.3, nebo

ii. podá stížnost k příslušnému vnitrostátnímu úřadu pro ochranu osobních údajů v tom státě z evropského regionu, kde (i) má dotyčná fyzická osoba a) své obvyklé bydliště, nebo b) místo výkonu práce, nebo (ii) kde došlo k tvrzenému porušení tohoto kodexu, nebo

iii. zahájí řízení proti příslušné spřízněné osobě usazené v evropském regionu u příslušného soudu v evropském regionu, nebo 

iv. zahájí řízení proti společnosti ExxonMobil Petroleum & Chemical BV, se sídlem na adrese Polderdijkweg, 2030 Antverpy, Belgie, u belgického Úřadu pro ochranu osobních údajů (Autorité de Protection des Données), u soudů v Bruselu nebo jiných příslušných soudů uvedených v čl. 79 odst. 2 obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů.

19.5 Pokud byla podána platná žaloba nebo stížnost podle čl. 19.4. , přijímá společnost ExxonMobil Petroleum & Chemical BV odpovědnost za jakékoli porušení kodexu spřízněnou osobou usazenou mimo evropský region a zavazuje se přijmout nezbytná opatření k nápravě takového porušení a případně nahradit škodu vzniklou v důsledku takového porušení v souladu s pravomocným rozhodnutím soudu nebo dozorového úřadu, proti němuž není přípustný další opravný prostředek.

19.6 Pokud byla podána žaloba, stížnost nebo zahájeno řízení podle čl. 19.4, není nutné, aby dotyčná fyzická osoba prokázala skutečné porušení tohoto kodexu spřízněnou osobou usazenou mimo evropský region; postačí, pokud fyzická osoba prokáže, že jí vznikla škoda a že tato škoda pravděpodobně vznikla v důsledku porušení tohoto kodexu spřízněnou osobou usazenou mimo evropský region. V takovém případě nese společnost ExxonMobil Petroleum & Chemical BV důkazní břemeno spočívající v prokázání, že spřízněná společnost usazená mimo evropský region tento kodex neporušila. Pokud bude společnost ExxonMobil Petroleum & Chemical BV schopna prokázat, že spřízněná osoba usazená mimo evropský region neodpovídá za dané porušení, může se tím společnost ExxonMobil Petroleum & Chemical BV zprostit veškeré odpovědnosti.

19.7 ExxonMobil odpoví na stížnosti týkající se evropských osobních údajů bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení příslušné žádosti nebo stížnosti, přičemž tato lhůta může být v případě potřeby prodloužena o další dva měsíce. 

Stížnost může fyzická osoba podat společnosti ExxonMobil e-mailem nebo písemně v souladu s článkem 9.3 kodexu. 

Bude-li společnost ExxonMobil považovat stížnost za odůvodněnou, bude dotyčnou fyzickou osobu informovat o tom, jak bude postupovat při nápravě záležitosti, která byla důvodem stížnosti. Pokud bude stížnost zamítnuta nebo pokud nebude dotčená fyzická osoba spokojena s odpovědí ExxonMobil, může podat stížnost nebo zahájit řízení v souladu s ustanoveními čl. 19.4 bodu ii) a iii) kodexu. Pokud se stížnost týká zpracování evropských osobních údajů spřízněnými osobami usazenými mimo Evropský region, může dotyčná fyzická osoba rovněž podat stížnost nebo zahájit řízení v souladu s článkem 19.4. bodem iv).

19.8 V případě rozporu mezi kodexem a právním požadavkem platným ve státě mimo evropský region, jak je popsáno v článku 3.3, bude ExxonMobil informovat příslušný úřad pro ochranu osobních údajů v evropském regionu, pokud je pravděpodobné, že takový právní požadavek, včetně právně závazné výzvy ke zpřístupnění evropských osobních údajů ze strany orgánů činných v trestním řízení nebo bezpečnostního orgánu státu mimo evropský region, bude mít podstatný nepříznivý vliv na záruky stanovené v kodexu ve vztahu k evropským osobním údajům. 

Při plnění této povinnosti se ExxonMobil zavazuje provést posouzení, ve kterém budou náležitě zhodnoceny i) konkrétní okolnosti předání; ii) právní předpisy a postupy třetích zemí určení (relevantní s ohledem na konkrétní okolnosti předání, a použitelná omezení a ochranná opatření); a (iii) příslušná smluvní, technická a organizační bezpečnostní opatření zavedená dle kodexu. Spřízněné osoby mimo evropský region, které obdrží evropské osobní údaje, vynaloží veškeré úsilí, aby poskytly relevantní informace, které pomohou s tímto posouzením, což ExxonMobil zdokumentuje a na požádání zpřístupní příslušnému orgánu pro ochranu osobních údajů. Pokud se ExxonMobil dozví, že spřízněná osoba mimo evropský region již nemůže plnit své povinnosti vyplývající z kodexu, neprodleně určí vhodná doplňková opatření, která mají příslušné spřízněné osoby přijmout k řešení situace. Příslušné spřízněné osoby předání pozastaví, pokud se ExxonMobil domnívá, že pro takové předání nelze zajistit žádné vhodné záruky, nebo pokud jim k tomu dá pokyn příslušný orgán pro ochranu údajů.

Pokud je oznámení příslušnému úřadu pro ochranu osobních údajů v evropském regionu zakázáno, ExxonMobil vynaloží veškeré přiměřené úsilí, aby dosáhl vzdání se tohoto zákazu, a doloží, že tak učinil. Pokud navzdory veškerému přiměřenému úsilí nebude ExxonMobil schopen informovat příslušný úřad pro ochranu osobních údajů v evropském regionu o výzvách, které obdržel, bude každoročně předkládat obecné informace o takových výzvách. 

ExxonMobil posoudí zákonnost žádosti o zpřístupnění osobních údajů, jak je popsáno výše – zejména, zda spadá do pravomocí udělených dožadujícímu orgánu veřejné moci – a napadne žádost, pokud po pečlivém posouzení dospěje k závěru, že existují přiměřené důvody domnívat se, že žádost je nezákonná dle právních předpisů země určení, příslušných závazků podle mezinárodního práva a/nebo zásad mezinárodní zdvořilosti. Za stejných podmínek ExxonMobil využije možnosti odvolání. Pokud ExxonMobil napadne žádost, požádá o předběžná opatření s cílem pozastavit účinky žádosti, dokud příslušný justiční orgán nerozhodne ve věci samé. ExxonMobil zdokumentuje své právní posouzení a jakékoli napadnutí žádosti o zpřístupnění osobních údajů a v rozsahu povoleném právními předpisy země určení tuto dokumentaci na požádání zpřístupní příslušnému orgánu pro ochranu údajů. ExxonMobil neposkytne požadované osobní údaje, dokud to nebude vyžadováno podle platných procesních pravidel, a při odpovídání poskytne pouze minimální přípustné množství informací, a to na základě přiměřeného výkladu žádosti o zpřístupnění osobních údajů.

ExxonMobil přijme opatření, aby zabránil předání evropských osobních údajů jakémukoli orgánu veřejné moci (jakož i jakýkoli přímý přístup těchto orgánů k osobním údajům předávaným podle kodexu), pokud by bylo takové předání příliš rozsáhlé, nepřiměřené a nepodložené a šlo nad rámec toho, co je v demokratické společnosti nezbytné.

19.9 Spřízněné osoby nebudou předávat evropské osobní údaje na základě kodexu jiným spřízněným osobám, pokud nejsou takové spřízněné osoby vázány tímto kodexem.