Integritetspolicy

Denna allmänna integritetspolicy gäller från och med 14 januari 2019.

Skyddet av dina personuppgifter är viktigt för oss.

Denna integritetspolicy redogör för ExxonMobils hantering av personuppgifter för blivande leverantörer och/eller befintliga leverantörer (leverantörer) i ExxonMobils upphandlingsverksamhet. ExxonMobils upphandlingsverksamhet omfattar hantering och utvärdering av bud och offerter, avtalsadministration och annan hantering av leverantörer.

ExxonMobil samlar in information genom plattformen SMART by GEP, som fungerar som ExxonMobils globala upphandlingsplattform för bolagets upphandlingsverksamhet. ExxonMobil samlar även in information genom andra typer av system, webbplatser och applikationer som lyder under denna integritetspolicy (gemensamt benämnda ”Webbplats”).

Din sekretess är viktig för oss och vi vill att du ska förstå våra rutiner för hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter. 

Denna integritetspolicy kan kompletteras ytterligare med annan information om skydd för personuppgifter som tillhandahålls av ExxonMobil för specifika användningar av vissa personuppgifter i specifika funktioner på webbplatsen. Till exempel, när vissa funktioner på webbplatsen begär ytterligare information från dig, kan vi tillhandahålla kompletterande information för att informera dig om hur vi behandlar sådan ytterligare information. 

Denna integritetspolicy redogör för hanteringen av personuppgifter i upphandlingsverksamheten som företas av ExxonMobils närstående i EES-området, Storbritannien och Schweiz (gemensamt benämnda ”ExxonMobil”).

I denna integritetspolicy använder vi vissa definierade termer. För att förstå innebörden av de definierade termerna hänvisas du till Avsnitt 14, Definitioner.

1. IDENTITET HOS DEN NÄRSTÅENDE TILL EXXONMOBIL SOM SAMLAR IN PERSONUPPGIFTER SÅSOM PERSONUPPGIFTSANSVARIG   

Personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som inhämtas är den/de närstående i EES-området, Storbritannien och Schweiz som ni har ett avtalsförhållande med. Om ni är en blivande leverantör är personuppgiftsansvarig den/de närstående som ni kommer ha ett avtalsförhållande med. För mer information om detta är ni välkomna att kontakta ExxonMobils avdelning för dataskyddsfrågor.

De personuppgifter som den/de personuppgiftsansvariga tar emot kan komma att överföras till ExxonMobils närstående världen över. Personuppgifter kan således komma att överföras till närstående utanför EES-området, Storbritannien och Schweiz samt till tredje länder som nödvändigtvis inte upprätthåller en adekvat skyddsnivå för hantering av personuppgifter. Sådana överföringar sker i enlighet med Avsnitt 6 nedan.

ExxonMobils upphandlingsavdelningar samt annan personal i de länder där ExxonMobil är aktiv kommer ha tillgång till personuppgifterna, dock kommer de inte få tillgång till personuppgifterna i en större utsträckning än vad som är nödvändigt.  Personuppgifterna kommer att hanteras på sätt som övrigt anges i denna Integritetspolicy, se särskilt avsnitt 5 och 6 för mer information.

2. INDIVIDER SOM DENNA INTEGRITETSPOLICY RIKTAR SIG TILL

Denna integritetspolicy riktar sig till de leverantörer och underleverantörer samt representanter för dessa vars personuppgifter samlas in av den/de personuppgiftsansvariga som anges i Avsnitt 1 ovan genom Webbplatsen/Webbplatserna.

3. EXXONMOBILS EFTERLEVNAD AV DATASKYDDSLAGAR 

ExxonMobil har förbundit sig att samla in och använda personuppgifter på ett lagenligt sätt.

ExxonMobil kommer vid sin behandling av personuppgifter att säkerställa att behandlingen tillåts enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. I EES-området, Storbritannien och Schweiz innebär detta att ExxonMobil ska bedöma vilken legal grund ExxonMobil har för hanteringen av personuppgifterna i enlighet med GDPR och gällande rätt. Beroende på situationen kan ExxonMobil motivera behandlingen av personuppgifter på olika rättsliga grunder, som inkluderar:

• ExxonMobils legitima företagsintresse att behandla personuppgifterna, om inte sådana intressen åsidosätts av individens intressen eller grundläggande rättigheter och friheter, och/eller 
• Behandlingen krävs för utförandet av ett kontrakt där individen är part, och/eller
• Behandlingen krävs för efterlevnad av en rättslig förpliktelse som omfattar ExxonMobil, och/eller
• Behandlingen krävs för att skydda individens vitala intressen, och/eller
• Individen har gett samtycke till behandlingen av sina personuppgifter för ett eller flera specifika syften. När ExxonMobil erhåller samtycke från individen till behandlingen av personuppgifter, kan samtycket återkallas när som helst inför framtiden.

För mer information om särskilda aktiviteter för informationsbehandling, syften som ska uppfyllas och en beskrivning av de specifika kategorierna för personuppgifter som avses, se tabellen i Avsnitt 4.

ExxonMobil erbjuder möjlighet för individer att invända mot behandlingen av sina personuppgifter och kommer att bedöma sådana invändningar omsorgsfullt då detta krävs enligt lag. För mer information om dina rättigheter avseende ExxonMobils behandling av dina personuppgifter, se Avsnitt 9 och/eller kontakta ExxonMobil Data Privacy Office via data.privacy.office@exxonmobil.com.

4. PERSONUPPGIFTSKATEGORIER OCH SYFTEN MED DATAINSAMLING

I denna tabell beskrivs de kategorier av information som ExxonMobil samlar in inom ramen för bolagets upphandlingsverksamhet. I tabellen anges även syftet med behandlingen av informationen och den legala grunden för hanteringen av informationen.

I de fall ExxonMobil, på sätt som angivits ovan, förlitar sig på ett legitimt intresse som rättslig grund för hantering av personuppgifter kommer ExxonMobil tillse att hanteringen är proportionell och inte påverkar den registrerades rättigheter och friheter på ett negativt sätt.

I de fall ExxonMobil förlitar sig på samtycke som laglig grund för hantering av personuppgifter har den registrerade rätt att när som helst återkalla samtycket för fortsatt hantering av personuppgifterna. Leverantörer som önskar återkalla sitt samtycke bör göra det genom att kontakta ExxonMobil på data.privacy.office@exxonmobil.com. ExxonMobil kommer då snarast möjligt att upphöra med hantering av era personuppgifter.

Observera dock att vissa tjänster eller upphandslingsaktiviteter inte kommer att vara tillgängliga om ni inte tillhandahåller ExxonMobil de personuppgifter som krävs för att bolaget ska kunna tillhandahålla tjänsterna/upphandlingsaktiviteterna.

Vad gäller bud som skickas in via SMART eller genom andra hemsidor, system och applikationer använder vi oss av cookies och andra filer som vi lagrar på din dator eller mobila enhet när du besöker webbplatsen för att samla in en eller flera av de informationskategorier som listas i ovanstående tabell. De cookies och filer som lagras på din dator eller mobila enhet underlättar anpassningen av din användning av webbplatsen och hjälper dig att slippa upprepa din information varje gång du besöker den. Du kan radera eller blockera den här informationen från din dator om du vill. För mer information om de cookies och filer vi placerar på din dator eller mobila enhet, och hur du raderar eller blockerar dem, se Uttalande om kakor (cookies) på webbplatsen. 

5. UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJE PARTER

Vi anlitar andra företag och personer för att utföra funktioner på våra vägnar. De har tillgång till personuppgifter som krävs för att genomföra sina uppgifter men får inte använda dem för andra syften. Genom att kommunicera via internet och sända information, produkter och tjänster till dig genom andra medel kommer dina personuppgifter oundvikligen att passera genom eller hanteras av tredje parter.

För att kunna administrera Webbsidan och de personuppgifter som samlas in genom Webbplatsen kan era personuppgifter komma att hanteras av tjänsteleverantörer som på ExxonMobils uppdrag hostar och ger support till Webbplatsen (t.ex GEP).

Innan ExxonMobil låter en tjänsteleverantör hantera registrerades personuppgifter ingår ExxonMobil ett skriftligt avtal med Tjänsteleverantören. Detta avtal ålägger tjänsteleverantörer att: (1) inte utan tillåtelse lämna ut personuppgifter; (2) enbart använda personuppgifterna i enlighet med syftet med hanteringen och de instruktioner som ExxonMobil lämnat; (3) inte hantera personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla syftet med hanteringen eller för att skydda ExxonMobils intressen (exempelvis till slutet av vissa preskriptionstider) och (4) upprätthålla lämpliga och adekvata säkerhetsåtgärder.

I vissa fall måste ExxonMobil lämna ut personuppgifter till tredje parter såsom behöriga myndigheter, legala rådgivare och andra affärspartners som hanterar personer uppgifterna för egen räkning. Exempel på detta är om det krävs enligt lag att ExxonMobil lämnar ut personuppgifterna eller om det krävs för att ExxonMobil ska kunna försvara sina rättigheter eller om det behövs för att kunna hantera enskildas klagomål och förfrågningar.

Dessutom använder vi oss av screeningverktyg från tredje part för att utföra företagsinspektion och andra screeningaktiviteter i enlighet med våra rättsliga eller lagstadgade skyldigheter och riskhanteringsförfaranden, i synnerhet verktyget Thomson Reuters World-Check och Thomson Reuters Enhanced Due Diligence, där så tillåts enligt lag, för att utföra integritetskontroller och avancerade bakgrundskontroller som ger oss information som hjälper oss att identifiera och skydda oss mot någon som helst lagstadgad och/eller ryktesmässig risk. 

För mer detaljerad information om Thomson Reuters sekretesspraxis avseende insamling och hantering av personuppgifter inom World-Check och EDD hänvisas till World-Check Privacy Statement och Thomson Reuters Privacy Statement. Av dessa handlingar framgår hur Thomas Reuters hanterar personuppgifter i egenskap av oberoende personuppgiftsansvarig. Vi rekommenderar att ni går igenom dessa handlingar och kontaktar personuppgiftsansvarig om ni har några frågor eller funderingar.

Om personuppgifter delas med en tredje part eller en närstående till ExxonMobil utanför EES-området, Storbritannien eller Schweiz gäller förutom vad som anges i detta avsnitt villkoren avseende internationella överföringar av personuppgifter som återfinns i avsnitt 6 nedan.

6. INTERNATIONELLA ÖVERFÖRINGAR AV PERSONUPPGIFTER

6.1 Överföringar mellan närstående

ExxonMobils närstående som identifierats som personuppgiftsansvarigt kan överföra vissa eller alla personuppgifter till servrar tillhörande ExxonMobil i hela världen och göra personuppgifterna tillgängliga för andra närstående, varav vissa finns i tredje länder som eventuellt inte anses tillhandahålla en tillräcklig skyddsnivå för personuppgifterna, i enlighet med gällande lag.

Överföringar av personuppgifter till mottagare utanför EES-området/Storbritannien/Schweiz är föremål för restriktioner. ExxonMobil har vidtagit åtgärder så att personuppgifter erhåller en adekvat skyddsnivå på ExxonMobils samtliga anläggningar. Dessa åtgärder inkluderar ExxonMobils närstående som ingår avtal innehållande EU:s ”standardavtalsklausuler” mellan närstående. 

6.2 Överföringar till tredje parter

Vid överföring av personuppgifter till tredje parter, kommer ExxonMobil att aktivera skyddsåtgärder för att säkerställa att den tredje parten skyddar personuppgifterna på ett adekvat sätt. ExxonMobil har i sina avtal med mjukvaruleverantörer och leverantörer av due-dilligenceverktyg fört in kontraktuella skyddsåtgärder. Dessa skyddsåtgärder innehåller, beroende på huruvida det är lämpligt, EU:s standard klausuler för personuppgiftsbiträden.

För mer information om specifika överföringsmekanismer som används för överföringar mellan närstående och överföringar till tredje parter, inklusive information om och en kopia av någon av de befintliga skyddsåtgärder som implementerats av ExxonMobil för att säkerställa att personuppgifter behandlas inom ett passande ramverk på ExxonMobils samtliga anläggningar, är du välkommen att kontakta data.privacy.office@exxonmobil.com.

7. PERSONUPPGIFTERNAS KORREKTHET

ExxonMobil eftersträvar att personuppgifterna som insamlas ska vara korrekta, fullständiga och aktuella med beaktande av de syften för vilka de har insamlats och används. ExxonMobil förlitar sig på att de registrerade håller personuppgifterna korrekta och fullständiga och att de registrerade meddelar ExxonMobil om deras personuppgifter ändras. 

8. SÄKERHET OCH SEKRETESS

ExxonMobil upprätthåller lämpliga administrativa, tekniska och fysiska skyddsåtgärder som utformats för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstöring, oavsiktlig förlust, förändring, obehörigt röjande eller åtkomst, användning och alla andra olagliga former av behandling av personuppgifter i vår ägo.

9. RÄTTIGHETER TILL TILLGÅNG, RÄTTELSE OCH RADERING AV PERSONUPPGIFTER, TILL DATAPORTABILITET, TILL BEGRÄNSNING AV OCH INVÄNDNING MOT BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER

Enligt gällande rätt kan registrerade ha rätt att få information om hur ExxonMobil behandlar deras personuppgifter. En registrerad kan även ha rätt till tillgång till de personuppgifter som ExxonMobil behandlar. Regler om rätt till information och tillgång av personuppgifter finns intagna i dataskyddslagstiftningen inom EES-området, Storbritannien och Schweiz. I EES har de registrerade dessutom även rätt att få inkorrekta eller ofullständiga personuppgifter rättade, att begränsa behandlingen av sina personuppgifter, under vissa omständigheter, att invända mot behandlingsåtgärder, med beaktande av omständigheter och skäl som berör deras särskilda situation eller att få personuppgifter raderade när sådana uppgifter inte längre behövs för de syften för vilka de samlades in, i enlighet med tillämplig lag.

I vissa fall har de registrerade även rätt att begära portabilitet av personuppgifterna, vilket ger dem möjlighet att erhålla och återanvända personuppgifterna för egna syften för flera tjänster utan hinder för användbarheten.

Enskilda har också rätt att återkalla sitt samtycke om behandlingen av deras personuppgifter grundar sig på samtycke.

För mer information om den specifika, tillgängliga åtgärden för att utöva de ovannämnda rättigheterna kan du kontakta data.privacy.office@exxonmobil.com.

För att underlätta för oss att tillmötesgå dina krav, vore det till stor hjälp om du vill informera oss om det sammanhang i vilket du initialt tillhandahöll ExxonMobil dina personuppgifter.

10. BEHANDLING AV KÄNSLIGA PERSONUPPGIFTER

Vissa personuppgiftskategorier betraktas som känsliga enligt lagar om integritetsskydd och omfattas, som sådana, av en högre skydds- och säkerhetsnivå. Som känsliga betraktas följande personuppgiftskategorier: (1) ras eller etniskt ursprung, (2) politiska åsikter, (3) religiös och filosofisk övertygelse, (4) medlemskap i fackförening, (5) sexualliv eller sexuell läggning, (6) fysiska eller psykiska hälsotillstånd samt (7) genetiska och biometriska uppgifter i syfte att unikt definiera en fysisk person.

Vi ber dig att avstå från att lämna känslig information till ExxonMobil av ovannämnda slag, oavsett omständigheterna. Om du ändå lämnar sådan information, godtar ExxonMobil ditt uttryckliga samtycke till användning av sådana uppgifter i enlighet med denna sekretesspolicy eller på de sätt som beskrivs vid den punkt då sådan information utlämnas.

11. AUTOMATISERAT BESLUTSFATTANDE

ExxonMobil använder inte automatiserat beslutsfattande om det inte (i.) krävs för att ingå, eller genomföra, ett kontrakt mellan individen och ExxonMobil och dess närstående, (ii.) tillåts eller krävs enligt lag, eller (iii.) baseras på individens uttryckliga samtycke.

Automatiserat beslutsfattande avser ett beslut som skapar rättsverkningar som rör en individ eller som på ett betydande sätt påverkar individen och enbart baseras på automatiserad behandling (dvs. ingen mänsklig bedömning vid den beslutsfattande processen) av personuppgifter med avsikten att utvärdera vissa personliga aspekter som relaterar till individen. Vidare ska ExxonMobil genomföra lämpliga åtgärder för att skydda individens rättigheter och friheter och legitima intressen.

12. LAGRING AV UPPGIFTER

ExxonMobil behåller personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de syften för vilket uppgifterna samlades in, för att utöva sina lagliga rättigheter och för att säkerställa överensstämmelse med tillämpliga lagar.

13. FRÅGOR OCH KLAGOMÅL

ExxonMobil har förbundit sig att skydda dina personuppgifter enligt beskrivningen i denna integritetspolicy och enligt tillämpliga, nationella lagar. Vid eventuella frågor om denna information eller om ExxonMobils handläggning av dina personuppgifter, eller om du önskar ytterligare information om personuppgifterna som ExxonMobil innehar om dig eller om du vill lära dig om och utöva dina rättigheter avseende dina personuppgifter, kan du kontakta:

• Data Privacy Office
  c/o ExxonMobil Hungary Limited Liability Company
  Registered seat: H-1134 Budapest, Dózsa György út 61-63
  Budapest
  H-1134
  Ungern
• Data.privacy.office@exxonmobil.com

Du har även rätt att framföra ett klagomål till tillsynsmyndigheten för dataskydd i ditt land.

14. DEFINITIONER

Termen ”Personuppgiftsansvarig” avser den fysiska eller juridiska person (avseende ExxonMobil innebär detta ExxonMobils relevanta närstående) som fastställer syftena med och metoden för behandlingen av personuppgifter. 

ExxonMobil och/eller ExxonMobils närstående och/eller närstående avser (a) Exxon Mobil Corporation eller något moderbolag till Exxon Mobil Corporation, (b) varje företag eller partnerskap i vilket Exxon Mobil Corporation eller något moderbolag till Exxon Mobil Corporation nu eller senare, direkt eller indirekt (1) äger eller (2) kontrollerar, mer än femtio procent (50 %) av ägarintresset med rätt att rösta eller utse dess ledning eller funktionellt likställda (”anknutet företag”) samt (c) varje form av samriskföretag i vilket Exxon Mobil Corporation, något moderbolag till Exxon Mobil Corporation eller ett anknutet företag har daglig operativ kontroll.

Med ”behandlad” eller ”behandling” avser vi varje åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

Termen ”personuppgifter” avser all information som relaterar till en identifierad eller identifierbar fysisk person (”registrerad” eller ”individ”), en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet för den berörda personen. 

15. ÄNDRINGAR AV DENNA INTEGRITETSPOLICY

Vi förbehåller oss rätten att ändra denna integritetspolicy när som helst utan föregående meddelande. Vid betydande ändringar av denna integritetspolicy kommer vi att publicera ändringarna på denna sida och uppdatera revideringsdatumet överst på integritetspolicyn. Vi uppmanar dig att läsa vår integritetspolicy regelbundet för uppdateringar.