Clientes de Lubricantes y Especialidades

Estamos lanzando el portal OneConnect: una plataforma única y fácil de usar que reúne todo lo que nuestros clientes necesitan para gestionar su operación con nosotros.

Hoy en día, nuestros clientes utilizan múltiples portales con diferentes interfaces, funcionalidad limitada y poca conexión entre herramientas. Eso está por cambiar.

Qué está cambiando:

El portal OneConnect es una nueva plataforma unificada que simplifica su forma de trabajar con nosotros. En lugar de lidiar con múltiples inicios de sesión y herramientas desconectadas, tendrá un portal seguro para:

• Realizar nuevos pedidos, descubrir productos y acceder al historial de pedidos sin interrupciones
• Acceder a documentos como los relacionados con envíos y entregas, cartas de precios y facturas
• Gestionar cuentas, contactos y solicitudes de servicio
• Obtener ayuda en tiempo real durante el horario comercial y soporte 24/7 a través del chatbot Mira
• Seguimiento de disputas, cambios en pedidos y más

Por qué es importante:

Esta transformación es más que una tranformacion tecnologica: se trata de crear una mejor experiencia para usted. El portal OneConnect ayudará a:

• Simplificar la forma en que interactúa con nosotros
• Reducir errores y retrasos
• Mejorar la visibilidad en Combustibles, Lubricantes y Especialidades, y Químicos
• Brindar un servicio más rápido y consistente

Qué necesitamos de usted:

Antes de la puesta en marcha

Varios meses antes del lanzamiento, recibirá materiales de capacitación para ayudarle a prepararse. Estos pueden incluir:

• Guías rápidas de usuario
• Videos cortos de demostración
• Capturas de pantalla
• Preguntas frecuentes

Estos recursos le ayudarán a familiarizarse con el diseño, la navegación y las funciones clave del portal antes de su primer inicio de sesión.

Después de la puesta en marcha

Una vez que el portal esté activo, recibirá un correo electrónico de bienvenida. Cuando reciba la invitación, le recomendamos que:

• Use el correo electrónico de bienvenida para iniciar sesión
• Confirme los detalles de su cuenta y establezca sus preferencias
• Comience a realizar pedidos, acceder a documentos o solicitar soporte de inmediato

Nota: Es posible que algunos clientes utilicen brevemente tanto el sistema antiguo como el nuevo durante la transición. Si esto se aplica a usted, le brindaremos orientación.

Cronograma:

La implementación en las Américas está prevista para el primer semestre de 2027. Se compartirán detalles adicionales del cronograma una vez que se finalicen, con una actualización prevista para finales de octubre de 2026.

A medida que actualizamos nuestros sistemas, también estamos actualizando la estructura de los datos, para que todo funcione de manera más fluida en toda su experiencia con nosotros.

Qué está cambiando:

Para permitir una mejor integración y reducir la complejidad, estamos introduciendo nuevos formatos estandarizados:

• Identificadores de cliente → Cada entidad legal de cliente y ubicación de cliente tendrá un identificador único de 10 dígitos.
• Números de Solicitante, Destinatario (Ship-To), Destinatario de factura (Bill-To) y Pagador (Payer) → Estandarizados a un formato de 10 dígitos para alinearse con nuestros nuevos estándares de datos.
• Códigos de material de producto → Nuevos códigos de 9 dígitos para cada producto
• Códigos de material de servicio → Cada servicio recibirá un nuevo código de 9 dígitos
• Códigos de terminal/planta → Transición a un nuevo formato alfanumérico

Por qué es importante:

Estamos estandarizando los sistemas y los datos en todos nuestros negocios para ayudar a garantizar la consistencia, precisión e integración en todos los puntos de contacto con el cliente. Esto ayuda a:

• Reducir errores y reprocesos
• Agilizar las transacciones
• Mejorar la visibilidad de su actividad y sus pedidos

Qué necesitamos de usted:

Trabajaremos con usted para gestionar estos cambios. Cuando llegue el momento, compartiremos los códigos actualizados para que pueda comenzar a ajustar sus sistemas.

Cronograma:

Nuevos códigos compartidos: 4T 2026. La implementación en las Américas está prevista para el primer semestre de 2027. Se compartirán detalles adicionales del cronograma una vez que se finalicen, con una actualización prevista para finales de octubre de 2026.

A medida que actualizamos nuestros sistemas, estamos actualizando el diseño de documentos clave

Qué está cambiando:

Estamos alineando los formatos de los documentos con nuestros nuevos sistemas para mejorar la claridad y la consistencia:

• Conocimiento de embarque (Bill of Lading (BoL)) → Formatos actualizados para coincidir con los nuevos estándares del sistema
• Certificado de calidad y Certificado de análisis → Formatos actualizados para coincidir con los nuevos estándares del sistema
• Facturas y estados de cuenta → Diseño renovado generado desde S/4HANA para facilitar la lectura y la consistencia en Combustibles, Lubricantes y Especialidades, y Químicos
• Accesibilidad y entrega de documentos
• Todos los documentos de envío pasan a los nuevos formatos de S/4HANA con datos maestros actualizados
• Los documentos de envío (p. ej., BoL (Bill of Lading)) estarán disponibles en inglés, español y francés; el portugués está previsto para una fase posterior
• Hacia un modelo sin papel, se dejará de usar el fax; la impresión solo estará disponible si se requiere o se solicita
• Carga y descarga de documentos directamente en el portal OneConnect
• Los clientes pueden recibir tanto los documentos anteriores como los nuevos durante el período de transición

Por qué es importante:

Estamos estandarizando la documentación para ayudar a garantizar la consistencia, precisión e integración en todos los puntos de contacto con el cliente. Esto ayuda a:

• Empoderarle para gestionar su propia información
• Agilizar el servicio con formatos claros y estandarizados
• Reducir errores y mejorar el seguimiento de documentos

Qué necesitamos de usted:

Compartiremos los formatos actualizados antes de la implementación. Cuando reciba la invitación, explore el portal y familiarícese con los nuevos diseños.

Cronograma:

Nuevas plantillas y diseños de documentos compartidos: 4T 2026. La implementación en las Américas está prevista para el primer semestre de 2027. Se compartirán detalles adicionales del cronograma una vez que se finalicen, con una actualización prevista para finales de octubre de 2026.

Estamos actualizando nuestros sistemas de planificación y logística para mejorar la forma en que gestionamos las entregas en todos los modos de transporte, ayudándole a planificar y operar con mayor confianza.

Qué está cambiando:

Estamos modernizando la forma en que coordinamos los envíos a través de: Marino a granel, Camión, Ferrocarril, Aéreo y Contenedor para mejorar el seguimiento, la programación y la comunicación. También verá:

• Logística de camiones y ferrocarriles → Seguimiento de envíos a través del portal para una mejor visibilidad
• Envíos aéreos y de contenedores → Proceso unificado para una mejor previsibilidad
• Confirmación de pedido en 2 pasos → Acuse de recibo seguido de confirmación para Lubricantes y Especialidades

Por qué es importante:

Estas mejoras ayudan a garantizar:

• Entregas más confiables
• Mejor visibilidad de sus envíos
• Coordinación más sencilla entre modos y líneas de negocio

Qué necesitamos de usted:

Por ahora, ningún cambio: continúe utilizando sus herramientas de programación actuales. Esté preparado para aprender más a medida que se introduzcan nuevos procesos

Cronograma:

Más detalles en el 4T de 2026.

Estamos mejorando la forma en que se comparten y revisan los contratos, agilizando el proceso.

Qué está cambiando:

Estamos migrando a una plataforma Docusign más inteligente y unificada para la gestión de contratos. Esto es lo que verá:

• Enlaces seguros de Docusign enviados por correo electrónico para acceder a los contratos en lugar de archivos adjuntos
• Puede agregar comentarios para cambios simples en Docusign o descargar el contrato para una revisión exhaustiva (redlining). El documento revisado se puede adjuntar a través del enlace de Docusign o puede optar por responder y adjuntarlo en el correo electrónico de Docusign

Por qué es importante:

Estamos simplificando los flujos de trabajo de los contratos para facilitarle la colaboración en los acuerdos con nosotros. Esto ayuda a:

• Mejorar el control de versiones
• Reducir las cadenas de correos electrónicos y la confusión
• Acelerar la finalización de los contratos

Qué necesitamos de usted:

Durante su próximo compromiso contractual:

• Revise los contratos utilizando el enlace seguro de DocuSign
• Comparta las ediciones a través del portal o respondiendo al correo electrónico de DocuSign

Cronograma:

No se requiere ninguna acción hasta su próxima actualización de contrato.

Qué está cambiando:

Estamos actualizando nuestro sistema SAP y las aplicaciones conectadas. Para que las transacciones automatizadas sigan funcionando sin problemas, las conexiones EDI/API existentes deberán reconstruirse para adaptarse a la nueva plataforma.

Por qué es importante:

Nuestro sistema SAP actual está llegando al final de su vida útil y ya no tendrá soporte. Las integraciones con nuestro sistema heredado dejarán de funcionar una vez que se complete la actualización. Esto ayuda a garantizar:

• Continuidad en el intercambio automatizado de datos para pedidos, facturas y avisos de envío
• Reducción del trabajo manual y menos retrasos
• Mejor confiabilidad y rendimiento del sistema

Nota: El trabajo ya ha comenzado: nuestro contacto técnico se ha comunicado con su equipo técnico para iniciar las tareas.

Qué necesitamos de usted:

• Continúe apoyando la participación de su equipo
• Presente cualquier inquietud que pueda tener con respecto a las nuevas conexiones
• Asegure su participación en las próximas pruebas

Cronograma:

Las pruebas están en curso. La implementación en las Américas está prevista para el primer semestre de 2027. Se compartirán detalles adicionales del cronograma una vez que se finalicen, con una actualización prevista para finales de octubre de 2026.