Clients Lubrifiants et Spécialités

Nous lançons le portail OneConnect – une plateforme unique et facile à utiliser qui rassemble tout ce dont nos clients ont besoin pour gérer leur parcours avec nous.

Aujourd'hui, nos clients utilisent plusieurs portails avec des interfaces différentes, des fonctionnalités limitées et peu de connexion entre les outils. Cela est sur le point de changer.

Ce qui change :

Le portail OneConnect est une nouvelle plateforme unifiée qui simplifie votre façon de travailler avec nous. Au lieu de jongler avec plusieurs identifiants et des outils déconnectés, vous aurez un portail sécurisé unique pour :

• Passer de nouvelles commandes, découvrir des produits et accéder à l'historique des commandes de manière transparente
• Accéder aux documents tels que les documents relatifs à l'expédition et à la livraison, les lettres de prix et les factures
• Gérer les comptes, les contacts et les demandes de service
• Obtenir de l'aide en temps réel pendant les heures de bureau et une assistance 24 h/24, 7 j/7 via le chatbot Mira
• Suivre les litiges, modifier les commandes et plus encore

Pourquoi c'est important :

Cette transformation est bien plus qu'une question de technologie – il s'agit de créer une meilleure expérience pour vous. Le portail OneConnect aidera à :

• Simplifier vos interactions avec nous
• Réduire les erreurs et les retards
• Améliorer la visibilité sur les secteurs Carburants, Lubrifiants et Spécialités, et Produits chimiques
• Offrir un service plus rapide et plus cohérent

Ce que nous attendons de vous :

Avant la mise en service

Plusieurs mois avant le lancement, vous recevrez du matériel de formation pour vous aider à vous préparer. Ceux-ci peuvent inclure :

• Des guides d'utilisation rapides
• De courtes vidéos de démonstration
• Des captures d'écran
• Une foire aux questions (FAQ)

Ces ressources vous aideront à vous familiariser avec la présentation, la navigation et les fonctionnalités clés du portail avant votre première connexion.

Après la mise en service

Une fois le portail opérationnel, vous recevrez un courriel de bienvenue. Lorsque vous y serez invité, nous vous recommandons de :

• Utiliser le courriel de bienvenue pour vous connecter
• Confirmer les détails de votre compte et définir vos préférences
• Commencer immédiatement à commander, à accéder aux documents ou à demander de l'assistance

Remarque : Certains clients peuvent utiliser brièvement l'ancien et le nouveau système pendant la transition. Si cela s'applique à vous, nous vous fournirons des conseils.

Calendrier :

La mise en œuvre pour les Amériques est prévue pour le premier semestre 2027. Des détails supplémentaires sur le calendrier seront partagés une fois finalisés, avec une mise à jour prévue d'ici la fin d'octobre 2026.

Alors que nous modernisons nos systèmes, nous mettons également à jour la structure des données — afin que tout fonctionne plus harmonieusement tout au long de votre expérience avec nous.

Ce qui change :

Pour favoriser une meilleure intégration et réduire la complexité, nous introduisons de nouveaux formats normalisés :

• Identifiants clients → Chaque entité juridique et chaque emplacement client aura un identifiant unique à 10 chiffres.
• Numéros d'acheteur, de destinataire, de facturation et de payeur → Normalisés au format 10 chiffres pour s'aligner sur nos nouvelles normes de données.
• Codes de matériel produit → Nouveaux codes à 9 chiffres pour chaque produit
• Codes de matériel de service → Chaque service recevra un nouveau code à 9 chiffres
• Codes d'usine terminale → Transition vers un nouveau format alphanumérique

Pourquoi c'est important :

Nous normalisons les systèmes et les données dans l'ensemble de nos activités pour aider à assurer la cohérence, l'exactitude et l'intégration à travers tous les points de contact client. Cela aide à :

• Réduire les erreurs et les reprises de travail
• Accélérer les transactions
• Améliorer la visibilité sur vos activités et vos commandes

Ce que nous attendons de vous :

Nous travaillerons avec vous pour gérer ces changements. Le moment venu, nous partagerons les codes mis à jour afin que vous puissiez commencer à ajuster vos systèmes.

Calendrier :

Partage des nouveaux codes : T4 2026. La mise en œuvre pour les Amériques est prévue pour le premier semestre 2027. Des détails supplémentaires sur le calendrier seront partagés une fois finalisés, avec une mise à jour prévue d'ici la fin d'octobre 2026.

Alors que nous modernisons nos systèmes, nous mettons à jour la présentation des documents clés

Ce qui change :

Nous alignons les formats de documents avec nos nouveaux systèmes pour améliorer la clarté et la cohérence :

• Connaissement → Formats mis à jour pour correspondre aux nouvelles normes du système
• Certificat de qualité et certificat d'analyse → Formats mis à jour pour correspondre aux nouvelles normes du système
• Factures et relevés → Présentation rafraîchie générée par S/4HANA pour une lecture plus facile et une cohérence entre les secteurs Carburants, Lubrifiants et Spécialités, et Produits chimiques
• Accessibilité et livraison des documents
• Tous les documents d'expédition passent aux nouveaux formats S/4HANA avec des données de base mises à jour
• Les documents d'expédition (ex. : connaissement) seront disponibles en anglais, espagnol et français, le portugais étant prévu dans une phase ultérieure
• Vers un modèle sans papier, l'envoi par télécopieur sera abandonné ; l'impression ne sera disponible que si nécessaire ou sur demande
• Téléchargez des documents directement dans le portail OneConnect
• Les clients peuvent recevoir soit les anciens, soit les nouveaux documents pendant la période de transition

Pourquoi c'est important :

Nous normalisons la documentation pour aider à assurer la cohérence, l'exactitude et l'intégration à travers tous les points de contact client. Cela aide à :

• Vous donner les moyens de gérer vos propres informations
• Accélérer le service grâce à des formats clairs et normalisés
• Réduire les erreurs et améliorer le suivi des documents

Ce que nous attendons de vous :

Nous partagerons les formats mis à jour avant le déploiement. Lorsque vous y serez invité, explorez le portail et familiarisez-vous avec les nouvelles présentations.

Calendrier :

Partage des nouveaux modèles et présentations de documents : T4 2026. La mise en œuvre pour les Amériques est prévue pour le premier semestre 2027. Des détails supplémentaires sur le calendrier seront partagés une fois finalisés, avec une mise à jour prévue d'ici la fin d'octobre 2026.

Nous modernisons nos systèmes de planification et de logistique pour améliorer la façon dont nous gérons les livraisons pour tous les modes de transport – vous aidant ainsi à planifier et à opérer avec une plus grande confiance.

Ce qui change :

Nous modernisons la façon dont nous coordonnons les expéditions par : voie maritime en vrac, camion, rail, air et conteneur pour un meilleur suivi, une meilleure planification et une meilleure communication.

Vous verrez également :

• Logistique par camion et rail → Suivi des expéditions via le portail pour une meilleure visibilité
• Expéditions par air et conteneur → Processus unifié pour une prévisibilité améliorée
• Confirmation de commande en 2 étapes → Accusé de réception suivi d'une confirmation pour les Lubrifiants et Spécialités

Pourquoi c'est important :

Ces améliorations permettent d'assurer :

• Des livraisons plus fiables
• Une meilleure visibilité sur vos expéditions
• Une coordination plus simple entre les modes et les secteurs d'activité

Ce que nous attendons de vous :

Pour l'instant, aucun changement – continuez à utiliser vos outils de planification actuels. Soyez prêt à en apprendre davantage à mesure que de nouveaux processus seront introduits

Calendrier :

Plus de détails à venir au T4 2026.

Nous améliorons la façon dont les contrats sont partagés et examinés – en simplifiant le processus.

Ce qui change :

Nous passons à une plateforme Docusign plus intelligente et unifiée pour la gestion des contrats. Voici ce que vous verrez :

• Des liens Docusign sécurisés envoyés par courriel pour accéder aux contrats au lieu de pièces jointes
• Vous pouvez soit ajouter des commentaires pour des changements simples dans Docusign, soit télécharger le contrat pour des révisions approfondies. Le document révisé peut être joint via le lien Docusign ou vous pouvez choisir de répondre et de joindre le document dans le courriel Docusign

Pourquoi c'est important :

Nous simplifions les processus contractuels pour faciliter votre collaboration sur les accords avec nous. Cela aide à :

• Améliorer le contrôle des versions
• Réduire les chaînes de courriels et la confusion
• Accélérer le délai de traitement des contrats

Ce que nous attendons de vous :

Lors de votre prochain engagement contractuel :

• Examinez les contrats à l'aide du lien DocuSign sécurisé
• Partagez les modifications via le portail ou en répondant au courriel DocuSign

Calendrier :

Aucune action n'est requise avant votre prochaine mise à jour de contrat.

Ce qui change :

Nous modernisons notre système SAP et les applications connectées. Pour que les transactions automatisées continuent de fonctionner sans heurts, les connexions EDI/API existantes devront être reconstruites pour correspondre à la nouvelle plateforme.

Pourquoi c'est important :

Notre système SAP actuel arrive en fin de vie et ne sera plus pris en charge. Les intégrations avec notre ancien système cesseront de fonctionner une fois la mise à niveau terminée. Cela aide à assurer :

• La poursuite de l'échange de données automatisé pour les commandes, les factures et les avis d'expédition
• Une réduction du travail manuel et moins de retards
• Une amélioration de la fiabilité et des performances du système

Remarque : Le travail a déjà commencé : notre contact technique a communiqué avec votre équipe technique pour entamer les travaux.

Ce que nous attendons de vous :

• Continuer à soutenir l'engagement de votre équipe
• Faire part de toute préoccupation concernant les nouvelles connexions
• Assurer votre participation aux tests à venir

Calendrier :

Les tests sont en cours. La mise en œuvre pour les Amériques est prévue pour le premier semestre 2027. Des détails supplémentaires sur le calendrier seront partagés une fois finalisés, avec une mise à jour prévue d'ici la fin d'octobre 2026.