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Sistema Administrativo para la Integridad Operacional

ExxonMobil está comprometida a conducir sus negocios en una forma compatible con las necesidades económicas y ambientales de las comunidades en donde operamos, y así proteger la seguridad y salud de nuestros empleados, de los involucrados con nuestras operaciones, de nuestros clientes y del público.

Estos compromisos están documentados en nuestras políticas de Seguridad, Salud, Ambiente y Seguridad de Producto. Estas políticas se ponen en práctica mediante un manejo disciplinado de una estructura llamada Sistema Administrativo para la Integridad Operacional (OIMS).

La Estructura de OIMS de ExxonMobil establece expectativas comunes a nivel mundial sobre cómo enfrentar los riesgos inherentes de nuestro negocio. El término Integridad Operacional (OI) es usado por ExxonMobil para enfrentar todos los aspectos del negocio que puedan generar un impacto en el desempeño de la seguridad, protección, salud y ambiente.
 
La Estructura de OIMS incluye 11 elementos. Cada uno de ellos contiene un principio de fondo y un conjunto de Expectativas. La estructura de OIMS también incluye las características de los sistemas administrativos de OI y los procesos para evaluarlos e implementarlos.

En todo ExxonMobil se requiere la aplicación de la Estructura OIMS, con un énfasis particular en el diseño, construcción y operaciones. La gerencia es responsable por asegurar que se cuente con sistemas administrativos que cumplan con la Estructura. El alcance, prioridad y ritmo de implementación del sistema administrativo debe ser consistente con los riesgos asociados al negocio.

La Estructura de OIMS de ExxonMobil establece expectativas comunes a nivel mundial sobre cómo enfrentar los riesgos inherentes de nuestro negocio.

Elemento 1

Liderazgo, compromiso y responsabilidad de la gerencia

La gerencia establece las políticas a seguir, provee visión, expectativas y recursos para conseguir operaciones exitosas. Asegurar la Integridad Operacional requiere liderazgo en el manejo y compromiso visible en la organización y responsabilidad en todos los niveles.

1.1 — Los Sistemas Administrativos para la Integridad Operacional se establecen, comunican y apoyan en todos los niveles de la organización.

1.2 — Gerentes y supervisores demuestran su compromiso y responsabilidad personal por la Integridad Operacional, promueven un ambiente abierto y confiable, y entienden cómo su comportamiento afecta a los demás. El compromiso se demuestra mediante una participación activa y visible.

1.3 — Las habilidades y conocimientos del gerente y el supervisor, incluyendo las habilidades y comportamientos de liderazgo, se desarrollan para aplicar eficazmente las herramientas y los Sistemas Administrativos para la Integridad Operacional.

1.4 — La gerencia establece el alcance, la prioridad y el ritmo para la implementación y mejoramiento del Sistema, teniendo en cuenta la complejidad y los riesgos involucrados con sus operaciones y productos.

1.5 — Se conocen y practican los roles, obligaciones, autoridades y responsabilidades dentro del sistema.

1.6 — Se establecen metas y objetivos claros para el Sistema y se evalúa el desempeño contra estas metas y objetivos.

1.7 — Las expectativas son traducidas en procedimientos y prácticas.

1.8 — El personal se acopla activamente al proceso de Integridad Operacional y las lecciones significativas son compartidas en toda la Organización.

1.9 — Se evalúan el desempeño y el grado con el cual se alcanzan las expectativas. Los resultados son supervisados por la gerencia corporativa.

1.10 — Los gerentes responsables por los negocios operados por terceros (OBO) comunican los principios de OIMS al Operador y alientan la adopción de OIMS o sistemas similares.

Elemento 2

Evaluación y Manejo de riesgos

Evaluaciones completas pueden reducir riesgos de seguridad, salud y ambiente, y mitigar las consecuencias de los incidentes al proporcionar información esencial para la toma de decisiones.

2.1 — El Riesgo se administra identificando peligros, evaluando sus consecuencias y probabilidades, y evaluando e implementando medidas de prevención y mitigación

2.2 — Se realizan evaluaciones de riesgos sobre las operaciones, proyectos y productos actuales, para así identificar y enfrentar peligros potenciales para el personal, instalaciones, el público y el ambiente.

2.3 — Personal calificado realiza evaluaciones de riesgos periódicamente con la ayuda apropiada de expertos externos a la unidad inmediata.

2.4 — Se actualizan las evaluaciones de riesgos en intervalos específicos y cuando ocurren cambios.

2.5 — Los riesgos evaluados son abordados por niveles específicos de gerencia que sean apropiados para la naturaleza y magnitud del riesgo, y las decisiones son documentadas claramente.

2.6 — Se establece un proceso de seguimiento para asegurarse que las decisiones tomadas a partir de la gestión del riesgo, son implementadas.

Elemento 3

Diseño y construcción de instalaciones

La seguridad inherente puede ser mejorada y el riesgo a la salud y al ambiente minimizado, al usar estándares adecuados, procedimientos y Sistemas Administrativos para el diseño y construcción de instalaciones y  las actividades de puesta en marcha.

3.1 — Los procedimientos de gestión se documentan, se entienden claramente y son ejecutados por personal calificado.

3.2 — Se establecen criterios y se aclaran los procedimientos para llevar a cabo y documentar evaluaciones de riesgo en etapas específicas de los proyectos, para asegurar que se logren los objetivos de Integridad Operacional.

3.3 — Para el diseño y construcción de instalaciones nuevas o modificadas se usan prácticas de diseño aprobadas y estándares que:

  • Cumplan o excedan los requerimientos regulatorios aplicables.
  • Reúnan requerimientos responsables donde las regulaciones no son adecuadamente protectoras.
  • Aborden otras consideraciones importantes de Integridad Operacional, incluyendo Aspectos Ambientales y Factores Humanos.

3.4 — La desviación de las prácticas y estándares aprobados de diseño, o del diseño aprobado, solo se permite después de la revisión o aprobación de la autoridad designada, después que se documente el análisis para ello.

3.5 — Se cuenta con un proceso para evaluar la aplicación de estándares nuevos o actualizados a las implicaciones de Integridad Operacional para las instalaciones existentes.

3.6 — El sistema establece procesos que garantizan la calidad, lo cual asegura que las instalaciones y los materiales recibidos cumplan las especificaciones y que la construcción esté acorde con los estándares aplicables.

3.7 — Se realiza y documenta una revisión previa a la puesta en marcha para confirmar que:

  • la construcción está acorde con las especificaciones
  • se cuenta con medidas para alcanzar la Integridad Operacional
  • se cuenta con los procedimientos de emergencia, operaciones y mantenimiento, y estos son adecuados
  • las recomendaciones de la gestión de riesgo han sido tenidas en cuenta y se han tomado las medidas necesarias
  • se ha completado la capacitación del personal
  • se cumplen los requerimientos de permisos y regulaciones

Elemento 4

Información y Documentación

Es esencial contar con información precisa sobre la configuración y las capacidades de los procesos e instalaciones, propiedades de productos y materiales manejados, peligros potenciales de Integridad Operacional y requerimientos legales para evaluar y administrar el riesgo.

4.1 — Los planos, registros pertinentes y la documentación necesaria para diseños, operación, inspección y mantenimiento adecuados de las instalaciones, se identifican, son accesibles, precisos y se almacenan adecuadamente.

4.2 — La información sobre los peligros potenciales de los materiales involucrados en las operaciones se mantiene actualizada y accesible.

4.3 — Se documenta y comunica la información de peligros potenciales asociados con productos y las guías para realizar un manejo y disposición adecuados de estos.

4.4 — Se documenta y mantiene vigente la información sobre leyes, regulaciones, licencias, códigos, estándares y prácticas.

Elemento 5

Personal y entrenamiento

El control de las operaciones depende de la gente. Conseguir la Integridad Operacional requiere una selección adecuada, cuidadosa asignación al cargo, evaluaciones constantes y capacitación adecuada de los empleados, así como la implementación de programas de Integridad Operacional.

5.1 — Se establece un proceso para la selección, asignación al cargo y evaluaciones constantes de las capacidades y habilidades de los empleados, para así cumplir los requerimientos específicos de un trabajo.

5.2 — El sistema establece criterios para asegurar que se mantienen y se consideran cuidadosamente los niveles necesarios de experiencia y conocimiento colectivos e individuales cuando se realizan cambios de personal.

5.3 — Se realizan capacitaciones iníciales, continuas y de refresco para cumplir con los requerimientos legales y del trabajo, y para así asegurar la comprensión de las medidas apropiadas de protección para mitigar los peligros potenciales de Integridad Operacional.

Esta capacitación incluye:

  • Evaluación del conocimiento y habilidades de los empleados relativo a los requerimientos
  • Documentación de la capacitación
  • Evaluación de la efectividad de la capacitación

5.4 — La evaluación y documentación, y la retroalimentación sobre el desempeño del personal tiene en cuenta los elementos de Integridad Operacional.

5.5 — Se cuenta con procesos basados en el comportamiento para reducir el riesgo de incidentes, incluyendo la salud del personal, seguridad de procesos y consideraciones ambientales.

Se espera que:

  • empleados y contratistas reconocen constantemente y mitigan proactivamente los peligros físicos, de procedimiento y operacionales
  • empleados y contratistas identifican y eliminan rutinaria y proactivamente sus comportamientos riesgosos y los de sus compañeros de trabajo
  • Se abordan los factores humanos, el acople de personal y los comportamientos de liderazgo
  • Se registran, analizan y abordan los comportamientos, condiciones de riesgo y otros precursores que pueden conllevar a incidentes

5.6 — El sistema establece un proceso para identificar y evaluar los riesgos de salud relacionados con las operaciones que puedan afectar potencialmente a los empleados, contratistas o al público. Con base en la evaluación de riesgo:

  • se monitorean las exposiciones
  • se implementan medidas apropiadas de protección y prevención
  • se proveen detección y diagnostico oportunos
  • se registra y revisa información pertinente de salud
  • se determina la aptitud médica para el trabajo, según sea apropiado

Elemento 6

Operaciones y mantenimiento

La operación de las instalaciones dentro de los parámetros establecidos y de acuerdo con las regulaciones es esencial. Para llevar esto a cabo se requieren procedimientos efectivos, inspecciones estructuradas y programas de mantenimiento, equipos críticos fiables de Integridad Operacional, y personal calificado que ejecute estos procedimientos y prácticas.

6.1 — Los procedimientos de operación, mantenimiento y de inspección, se desarrollan, implementan y usan consistentemente. Estos procedimientos incluyen (según sea apropiado):

  • Procedimientos especiales para actividades con un mayor riesgo potencial
  • Consideraciones de los límites de operación
  • Consideraciones acerca de los aspectos y regulaciones ambientales
  • Consideraciones de los factores humanos

Los procedimientos se actualizan en intervalos especificados y cuando se hacen cambios.

6.2 — El proceso de permisos de trabajo incorpora verificaciones y autorizaciones que son consistentes con los riesgos operacionales y mecánicos.

6.3 — Los equipos críticos se identifican, prueban y son sometidos a mantenimiento preventivo.

6.4 — Se administra el desarme, desactivación o falta de disponibilidad de los equipos críticos.

6.5 — El sistema establece programas de integridad mecánica para asegurar la prueba, inspección y el mantenimiento de los equipos.

6.6 — Se evalúan las interfases entre operaciones y se establecen procedimientos para administrar los riesgos identificados.

6.7 — Se abordan y controlan los aspectos ambientes de forma consistente con las políticas, los requerimientos y los planes de negocio. Se desarrollan Planes de Manejo Ambiental y se integran a los planes de negocio.

6.8 — El desempeño ambiental, incluyendo emisiones, descargas y residuos, se rastrea para cumplir las metas de desempeño.

6.9 — Se anticipan y cumplen las leyes aplicables, regulaciones, permisos y otros requerimientos gubernamentales, y los requerimientos operacionales resultantes se documentan y comunican a aquellos que se ven afectados. El cumplimiento se verifica periódicamente.

6.10 — El abandono o cierre a largo plazo de las instalaciones, se planea y administra.

6.11 — El sistema establece procesos de aseguramiento de la calidad, para asegurar que las instalaciones y los materiales recibidos cumplan las especificaciones designadas.

Elemento 7

Manejo del cambio

Se deben evaluar y administrar  los cambios en las operaciones, procedimientos, estándares locales, instalaciones u organizaciones, para así asegurar que los riesgos de Integridad Operacional, que surgen de estos cambios, se mantengan en niveles aceptables.

7.1 — El sistema establece un proceso para la administración tanto de los cambios temporales como de los permanentes.

7.2 — El proceso para administrar los cambios aborda:

  • autoridad para la aprobación de cambios
  • análisis de las implicaciones de Integridad Operacional
  • adquisición de los permisos requeridos
  • documentación que incluya la razón para el cambio
  • comunicación de los riesgos asociados con el cambio y las medidas de mitigación requeridas
  • limitaciones de tiempo
  • capacitación

7.3 — Los cambios temporales no exceden la autorización inicial de alcance o tiempo, sin que haya una revisión o una aprobación.

Elemento 8

Servicios de terceros

Los terceros que realicen trabajos en nombre de la compañía, generan un impacto en sus operaciones y su reputación. Es esencial que estos se desempeñen de una forma que sea consistente y compatible con las políticas y los objetivos de negocio de ExxonMobil.

8.1 — Los servicios de terceros son evaluados y seleccionados utilizando criterios que incluyen una evaluación de las capacidades para desempeñar el trabajo de una forma segura y ambientalmente apropiada.

8.2 — Los requerimientos del desempeño de los terceros se definen y comunican. Estos incluyen:

  • obligación de proporcionar personal apropiadamente seleccionado, capacitado, calificado y capaz de realizar labores específicas.
  • tener un proceso para monitorearse y supervisarse a si mismo

8.3 — las interfases entre organizaciones que provean y reciban servicios se administran efectivamente.

8.4 — El desempeño de terceros es monitoreado y evaluado, incluyendo el liderazgo, se provee retroalimentación y se corrigen las deficiencias.

Elemento 9

Investigación y análisis de incidentes

Para alcanzar la Integridad Operacional se necesitan investigaciones, reportes y seguimientos efectivos de incidentes. Estos proveen la oportunidad para aprender de los incidentes reportados y para usar la información con el fin de tomar acciones correctivas y prevenir la recurrencia.

9.1 — El sistema establece un proceso para reportar, investigar, analizar y documentar los incidentes y casi incidentes de salud, seguridad,  ambiente y de cumplimiento legal.

9.2 — Se establecen procedimientos para que el Departamento Legal investigue, analice y haga recomendaciones sobre los incidentes, cuando sea necesario.

9.3 — Existen procedimientos para incidentes y casi incidentes que no sean investigados por el Departamento Legal, los cuales:

  • Establecen la investigación oportuna
  • Tienen en cuenta las consecuencias potenciales al determinar el nivel de investigación
  • Identifican las causas raíces y los factores contribuyentes
  • Determinan y aseguran la implementación de las acciones necesarias para prevenir la recurrencia del incidente y otros relacionados
  • Reflejan la participación de Legal

9.4 — Los hallazgos de archivan y se analizan periódicamente para determinar en dónde se justifica hacer mejoras a las prácticas, estándares, procedimientos y Sistemas Administrativos, y son usados como base para mejorar.

9.5 — Se establece un proceso para compartir las lecciones aprendidas de los incidentes y casi incidentes entre las organizaciones de ExxonMobil, y para interactuar con otros según sea apropiado para facilitar la mejora del desempeño.

Elemento 10

Conciencia de la comunidad y preparación para emergencias

La administración efectiva de las relaciones con los sectores interesados es importante para mejorar la confianza de la comunidad en donde operamos. La planeación y preparación para emergencias son esenciales para asegurar que en caso de un incidente, se tomarán todas las acciones necesarias para proteger al público, al ambiente y a los intereses y al personal de la compañía.

10.1 — Las expectativas e inquietudes de la comunidad sobre nuestras operaciones, incluyendo aquellas del personal, son buscadas, reconocidas y resueltas en manera oportuna.

10.2 — Los planes de emergencia, respuesta a emergencia y los planes de continuidad de negocio, se documentan, son accesibles y se comunican claramente. Los planes basados en los riesgos evaluados de Integridad Operacional, incluyen:

  • Acciones de respuesta que traten los escenarios de incidentes significativos
  • Estructura organizacional, responsabilidades y autoridades
  • Procedimientos internos y externos de comunicaciones
  • Procedimientos para acceder al personal y recursos de equipos
  • Procedimientos para tener acceso a la información esencial de la Integridad Operacional.
  • Procedimientos para manejar las interfases con otras organizaciones de respuesta a emergencia de la Compañía y externas
  • Proceso para actualizaciones periódicas

10.3 — Se definen y se mantienen disponibles los equipos, instalaciones y personal capacitado para la respuesta a emergencias.

10.4—  Periódicamente se llevan a cabo simulaciones y simulacros, que incluyen consideraciones acerca de comunicaciones y participación externas. Se identifican y se abordan las lecciones aprendidas.

Elemento 11

Mejoramiento y Evaluación de Integridad en las Operaciones

La evaluación del grado de cumplimiento de las expectativas, es esencial para mejorar la Integridad Operacional y mantener la responsabilidad.

11.1 — Las operaciones se evalúan con una frecuencia determinada para establecer el grado de cumplimiento con las expectativas de Integridad Operacional.

11.2 — La frecuencia y el alcance de las evaluaciones reflejan la complejidad de la operación, el nivel de riesgo y la historia de desempeño.

11.3 — Equipos multidisciplinarios que incluyen expertos externos a la unidad inmediata, llevan a cabo evaluaciones.

11.4 — Los hallazgos de las evaluaciones se resuelven y se documentan.

11.5 — La efectividad del proceso de evaluación se revisa periódicamente, y los hallazgos se usan para hacer mejoras.

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