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Características de los sistemas administrativos

Cada unidad operativa debe tener Sistemas Administrativos documentados y apropiadamente diseñados para abordar todas las Expectativas expuestas en el marco de referencia de OIMS. Los Sistemas Administrativos que se apliquen para satisfacer las Expectativas de OIMS deben incorporar las siguientes cinco características para ser efectivos. Es importante documentar cada una de las cinco características.

Alcance y objetivos
El alcance define los límites del Sistema e identifica las interfases con otros sistemas, organizaciones e instalaciones. Los objetivos definen claramente el propósito y los resultados esperados del Sistema.

Procesos y procedimientos
Los procesos abordan los pasos que describen lo que el Sistema conoce y como funciona. Los procedimientos abordan las tareas claves requeridas por un proceso.

Recursos responsables
Las autoridades que deben aprobar, requerimientos de experiencia y capacitación que califican a las personas para llevar a cabo sus roles y responsabilidades, son especificadas para la implementación y para la ejecución del Sistema.

Verificación y medición
El sistema debe ser verificado para determinar si funciona tal y como fue diseñado y si esta satisfaciendo su propósito establecido. Existen dos componentes. La verificación determina qué procesos y procedimientos funcionan y están siendo ejecutados de manera efectiva. La medición confirma la calidad de los procesos del Sistema y determina que los objetivos y los resultados del Sistema se están logrando.

Mecanismos de retroalimentación y mejoramiento
Estos mecanismos ayudan a asegurar que las acciones se estén llevando a cabo continuamente para mejorar el Sistema. Se usan los hallazgos de evaluaciones, y de las actividades de verificación y de medición para mejorar el ajuste a la organización, la capacidad y la efectividad del Sistema.

Evaluación
La evaluación continua es esencial para asegurar que se están cumpliendo las Expectativas del Marco de Referencia. OIMS emplea procesos de evaluación internos y externos para medir el grado con el cual se están cumpliendo las Expectativas. Estas evaluaciones proveen la información necesaria para poder mejorar tanto los sistemas administrativos de desempeño y de apoyo.

El proceso de evaluación se enfoca en los Sistemas Administrativos. Se incluyen dos dimensiones del sistema en la evaluación:

1. Estado del sistema

  • Grado en el que cada una de las cinco características de un Sistema Administrativo para la Integridad Operacional están acopladas al Sistema de diseño y si están apropiadamente documentadas
  • Grado de despliegue, incluyendo comunicación, capacitación y establecimiento de los procesos de medición, verificación y retroalimentación

2. Efectividad del sistema

  • Grado de conformidad con los requerimientos y documentación del Sistema
  • Calidad de la ejecución del Sistema
  • Qué tan bien está funcionando el Sistema y si los objetivos establecidos se están alcanzando

Calificación de OIMS
El estatus y la efectividad del sistema son valorados durante las evaluaciones. El estatus del Sistema recibe una evaluación cualitativa de ‘Cumple el criterio’ o ‘Necesita mejorar’. La efectividad del Sistema recibe una calificación cuantitativa en escala de 1 a 4, donde 4 es el más alto nivel.

La calificación global de la Efectividad de la unidad se basa en el promedio de la calificación de los sistemas individuales de Efectividad.

Frecuencia de la evaluación
Las evaluaciones externas se llevan a cabo cada tres a cinco años, con la frecuencia dentro de ese rango, determinado por el desempeño en Integridad Operacional de la unidad evaluada y los riesgos de la operación de la unidad.

Las evaluaciones internas son conducidas en los años intermedios. Anualmente se evalúan los Sistemas que la Gerencia de la Unidad Funcional del Negocio considera que tienen mayor impacto en la Integridad Operacional para cada unidad evaluable. Los otros sistemas OI se evalúan aproximadamente a la mitad del intervalo entre evaluaciones externas de OI.

Responsabilidades de la gerencia superior a la unidad evaluable
Los Elementos y las Expectativas del Marco de Referencia de OIMS tienen la intención de proveer una guía para la gestión de los sistemas de la Integridad Operacional con base en la unidad evaluable (AU). Aún así, algunos aspectos de la gestión OI requieren la supervisión y el soporte de un nivel superior a la AU. Se deben tener sistemas y procedimientos OIMS superiores a los sistemas AU para abordar este tema cuando sea necesario. Los siguientes lineamientos abordan los procesos y procedimientos que proveen supervisión y soporte a los sistemas AU.

Liderazgo, compromiso y responsabilidad de la gerencia

  • Demostrar compromiso con y participación activa en las actividades de OI en las áreas relevantes de responsabilidad, incluyendo la participación en las evaluaciones de OIMS y al proveer suficientes recursos para cumplir los requerimientos de OI
  • Asegurar que los Sistemas Administrativos funcionales cumplan las Expectativas de OIMS y sus lineamientos activos
  • Establecer, comunicar y administrar el desempeño en SSH&E de la unidad evaluable y las metas de mejora a través del negocio; reconocer resultados/ logros sobresalientes
  • Establecer y mantener los procesos para reunir y reportar información oportuna y precisa de SSH&E
  • Comunicar las Expectativas y monitorear el progreso con respecto a la implementación de OIMS en operaciones nuevas para ExxonMobil.
  • Los gerentes responsables por negocios operados por otros (OBOs) que no estén incluidos en la Unidad Evaluable (AU), comunican los principios de OIMS al Operador y alientan la adopción de OIMS o sistemas similares, y monitorean la implementación.

Evaluación y Gestión del Riesgo
Monitorear el estado del perfil de riesgo para la función y las actividades de mitigación asociadas

Diseño y Construcción de Instalaciones
Asegurar que haya estándares mínimos responsables para el diseño y construcción de instalaciones, incluyendo las situaciones en donde los requerimientos regulatorios no proporcionan una protección adecuada.

Personal y Capacitación
Asegurar que se cuente con procedimientos para mantener la competencia importante para la Integridad Operacional.

Operaciones y Mantenimiento

  • Monitorear la ejecución de los programas de aseguramiento de la integridad mecánica
  • Asegurar que se establecen procesos para los análisis, interpretaciones y traducciones apropiadas de los requerimientos legales
  • Asegurar que los procesos de aseguramiento del cumplimiento de las regulaciones sean adecuados
  • Monitorear el estado de cumplimiento de las regulaciones y de los estándares responsables
  • Dirigir los Planes de Manejo Ambiental y supervisar su implementación y supervisión

Administración del Cambio
Asegurar que se evalúen y aborden las implicaciones de Integridad Operacional de los cambios organizacionales.

Investigación y Análisis de Incidentes
Asegurar que se establezcan procesos para abordar y compartir las lecciones de los incidentes de la compañía y de la industria.

Consciencia de la comunidad y preparación para emergencias
Asegurar que se cuente con procesos para mantener la preparación y respuesta de emergencias y continuidad de negocios para eventos que requieren recursos superiores a los de la unidad evaluable.

Evaluación y Mejora de la Integridad Operacional

  • Asegurar que se cuente con procesos para analizar los resultados colectivos e individuales de evaluaciones
  • Monitorear el estado del seguimiento y cierre de las evaluaciones
  • Asegurar que se cuente con procesos para mantener la efectividad de las evaluaciones, incluyendo una revisión del tamaño y características de la unidad evaluable (por ejemplo, en qué áreas enfocarse, duración, cobertura y frecuencia)
  • Evaluar periódicamente el cumplimiento con las responsabilidades por las guías OIMS superiores a la unidad evaluable, para asegurar que se logren los resultados deseados
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